English
Các bước tổ chức sự kiện bạn cần biết để có một sự kiện hoàn hảo
Xác định mục đích tổ chức sự kiện
Khi lên kế hoạch, quý khách cần xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện này là để làm gì, chủ đề của chương trình là gì, là tri ân khách hàng, gala dinner, tổ chức khai trương, hay ra mắt sản phẩm mới, lễ kỷ niệm công ty, hội nghị, hội thảo, countdown,… Từ đó xác định được đây là sự kiện công ty hay sự kiện cộng đồng,… để có những phương án chuẩn bị tốt nhất.
Xác định mục tiêu
Mục tiêu chính là những mong muốn, nội dung hay thông điệp muốn truyền tải đến cho khách hàng, khán mời tham dự sự kiện như thúc đẩy, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty, mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu công ty đến khách hàng,… để đánh giá hiệu quả công việc sau khi chương trình kết thúc.
Đối tượng tham dự là những ai?
Đối tượng tham dự chương trình tùy thuộc vào loại hình sự kiện của quý khách. Bạn nên biết, một sự kiện thành công khi số lượng khách mời tham gia đầy đủ và giá trị mà họ nhận được từ chương trình, những đánh giá của họ sau sự kiện,… Do đó, xác định và lên dánh sách mời mới tham dự đúng sẽ đem lại hiệu quả hơn cả sự mong đợi của quý khách.
Dự trù ngân sách
Thường các đơn vị không lên dự trù ngân sách trước khi chương trình diễn ra bởi họ không biết chi phí để thuê các hạng mục hỗ trợ hay cần phải đi thuê, mua những gì,… Điều này khiến nảy sinh rất nhiều khoản chi phí phát sinh sau chương trình mà bạn không hề hay biết. Chính vì vậy, hãy liệt kê các hạng mục cần thiết, tham khảo báo giá các đơn vị cung cấp trên internet để có bảng báo giá dự toán gần đúng nhất.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
Kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ sẽ bao gồm:
- Lựa chọn địa điểm tổ chức
- Lên kịch bản, lời dẫn chương trình
- Tìm các đơn vị hỗ trợ các hạng mục cần thiết như thiết bị sự kiện, nhân sự,…
- Theo dõi, trang trí khu vực tổ chức sự kiện
Phân công công việc cho các bộ phận phụ trách:
- Nhân sự sự kiện: MC, PG, lễ tân,…
- Báo chí, quay phim chụp ảnh
- Truyền thông sự kiện
- Chuẩn bị tài liệu về chương trình
- Chuẩn bị quà tặng cho khách mời: sản phẩm, đồ lưu niệm, voucher, giấy khen,…
- Chuẩn bị tiệc: tiệc bàn, tiệc trà bánh, teabreak,…
Timeline sự kiện
Bao gồm thời gian, nội dung diễn ra trong thời gian đó, cần làm gì lúc đó, ai phụ trách,… Quý khách nên thống nhất trước kịch bản dẫn chương trình với MC để có sự sắp xếp tốt nhất trước chương trình.
Set up sự kiện
Lắp đặt sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình led, trang trí sân khấu bằng fomex, hoa, bóng bay,…
Kết thúc sự kiện
- Đánh giá mức độ thành công của chương trình
- Phản hồi từ phía đơn vị tổ chức và khách mời tham dự
- Tổng chi phí hết bao nhiêu?
Tại sao nên dùng dịch vụ tổ chức sự kiện của GFs Event
Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị hợp tác đồng hành cho sự kiện sắp tới của công ty mình thì GFs Event chính là đơn vị bạn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
- Tư vấn, báo giá tận tình 24/7.
- Xây dựng ý tưởng phù hợp với nội dung chương trình quý khách đang muốn tổ chức.
- Xây dựng kịch bản chương trình, kịch bản MC.
- Cho thuê đầy đủ thiết bị sự kiện từ a đến z, từ âm thanh ánh sáng đến màn led, sân khấu,… hiện đại nhất
- Cung cấp nhân sự sự kiện bao gồm: MC, ca sĩ, nhóm múa, nhóm nhảy theo yêu cầu của quý khách, phù hợp với tính chất của chương trình.
- Set up sự kiện đầy đủ như đã cam kết trong hợp đồng, đúng thời gian và địa điểm, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất.
