Những lưu ý cần phải biết khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Ngay tại bài viết này GFs Event sẽ chia sẻ với bạn về những lưu ý và rủi ro có thể xảy ra thường gặp đối với một sự kiện diễn ra ngoài trời như thế này và cách giải quyết hiệu quả nhất.

Địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời

  • Một chương trình diễn ra ngoài trời, bạn cần lựa chọn một địa điểm phù hợp với đối tượng khách tham dự. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có thể là bãi biển, sân vận động, công viên, cung văn hóa, sân golf,…
  • Địa điểm phải có không gian thoáng mát, trong lành và tiện cho việc đi lại. Ngoài ra, phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố về an ninh trật tự và có nhân viên trông giữ các tài sản của khách mời.
  • Việc lựa chọn ngày diễn ra sự kiện cũng cần yếu tố thuận lợi về thời tiết. Bạn nên xem dự báo thời tiết để tránh tổ chức vào những ngày mưa, bão,… gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Su-kien-ngoai-troi
Tổ chức sự kiện ngoài trời

Truyền thông cho sự kiện

  • In thiệp gửi đến từng khách mời tham dự để đảm bảo về số lượng khách mời tham dự chương trình. Điều đó giúp sự kiện được truyền thông tốt hơn và dễ dàng trong việc kiểm soát.
  • Trong sự kiện, cần sắp xếp khu vực dành riêng cho các phóng viên, nhà báo tới đưa tin về sự kiện của bạn. Đây là cách truyền thông tương đối hiệu quả.

Vấn đề pháp lý

  • Trước ngày diễn ra sự kiện, cần hoàn tất các thủ tục về giấy phép để đảm bảo cho chương trình được diễn ra suôn sẻ. Tránh gặp phải những vấn đề phát sinh không đáng có.
  • Chuẩn bị các chính sách bảo hiểm nếu có. Những thủ tục này, GFs Event sẽ giúp bạn hoàn tất về hợp đồng biểu diễn nghệ thuật, thuê mượn địa điểm và có sự xác nhận của các cấp chính quyền tại khu vực.

Trang thiết bị và cơ sở vật chất

  • Sự kiện được tổ chức ngoài trời sẽ là một ưu thế cho việc sáng tạo với nhiều tiết mục phong phú, đa dạng, gây ấn tượng với khách tham dự.
  • Backdrop cần phải được in kích thước lớn tên chương trình, logo và tên công ty tổ chức.
  • Với không gian rộng nên đòi hỏi hệ thống âm thanh ánh sáng công suất lớn và đảm bảo về kĩ thuật. Các thiết bị được sử dụng có thể truyền tải được hết các nội dung trong chương trình đến khách mời tham dự.
  • Sân khấu được trang bị nhà bạt không gian tiêu chuẩn để phòng trừ trong những trường hợp thời tiết xấu, hệ thống rào chắn và giàn không gian trọng tải lớn.
Giờ trái đất
Hưởng ứng sự kiện giờ trái đất

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Mưa to, gió lớn và thời tiết khắc nghiệt

Đây là rủi ro thường xuyên nhất của một sự kiện ngoài trời. Điều này thể làm hỏng các thiết bị sân khấu như âm thanh, ánh sáng, phụ kiện,…

Đối với thiết bị âm thanh, ánh sáng của chúng tôi thì điều này không phải là trở ngại quá lớn, thậm chí việc căng bạt trong mưa có thể là một điều đặc biệt khiến khách tham dự cảm thấy thú vị.

Địa điểm Sự Kiện
Sự kiện ngoài trời không kém phần sang trọng

Những vị khách không mời

Các sự kiện ngoài trời luôn khó kiểm soát việc ra vào của khách. Cần lưu ý những kẻ lợi dụng việc hỗn loạn để đột nhập, trộm cắp và gây rối sự kiện.

Trẻ nhỏ đi lạc

Trẻ em rất thích khám phá. Trong sự kiện nhiều người tham gia, chỉ một chút lơ là cũng có thể lạc mất chúng khỏi tầm mắt. An ninh khu vực luôn có xu hướng lưu ý đến vấn đề này.

Sự hỗn loạn

Bất kể 1 sự kiện ngoài trời nào, đều có xu hướng ồn ào và hỗn loạn hơn tổ chức trong phòng. Đặc biệt là nếu có sử dụng rượu, bia. Việc này có thể gây ảnh hưởng tới các khu vực xung quanh, và dễ dàng bị công an khu vực nhắc nhở.

Trên đây chỉ là 1 số trường hợp phổ biến thường gặp ở các sự kiện ngoài trời. Ngoài ra còn rất nhiều rủi ro tiềm ẩn khác. Nếu chúng xảy ra trong sự kiện của bạn, thì chắc chắn bạn sẽ phải là người chịu trách nhiệm. Nếu là 1 sự kiện ngoài trời, hãy đặc biệt lưu ý đến các chính sách bảo hiểm của mình.

7d35560fe862193c4073
Tổ chức sự kiện ngoài trời – Với bầu không gian tháng đãng

Làm thế nào để đảm bảo an ninh?

Thiết lập khu vực an toàn

Hãy xác định ranh giới của khu vực tổ chức sự kiện. Hãy đặt một hàng rào chắn xung quanh, bên cạnh đó là 1 vài lối thoát hiểm nếu có sự cố xảy ra.

Nhân viên an ninh thường xuyên kiểm tra

Camera rất khó để có thể bao quát hết toàn bộ sự kiện ở ngoài trời. Việc có nhân viên an ninh là điều rất hữu ích. Họ nắm rõ được các lối thoát hiểm, bảo vệ khỏi các sự cố, tìm trẻ lạc,…

Lập kế hoạch cho trường hợp xấu nhất

Sự kiện ngoài trời luôn có khả năng rủi ro, ví dụ như có trẻ lạc, thời tiết xấu, có kẻ xâm nhập,… Hãy lên kế hoạch dự phòng cho mọi trường hợp. Đây là điều GFs Event thường xuyên gặp và luôn có cách xử lý hiệu quả và nhanh chóng. Hãy chủ động ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra.

Đội ngũ y tế

Một đội ngũ y tế là điều chắc chắn phải, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời. Đội ngũ y tế không chỉ là hỗ trợ kịp thời các trường hợp xảy ra tai nạn mà còn khiến khách mời an tâm hơn.

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời của GFs Event

  • Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
  • Tư vấn nội dung, lên ý tưởng chương trình phù hợp với mục đích và nhu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng lựa chọn tiết mục biểu diễn, ca sĩ, MC, PB, PG, lễ tân và các nhân sự khác sao cho phù hợp.
  • Chuẩn bị, kiểm duyệt và giám sát trước ngày sự kiện ngoài trời được diễn ra.
  • Tiến hành tổ chức sự kiện dựa trên sự chuẩn bị và kịch bản có sẵn.
  • Kết thúc sự kiện thành công, xác nhận thủ tục thanh lý hợp đồng.

Nếu có thắc mắc muốn giải đáp thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời của GFs Event, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp sớm nhất và đầy đủ nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0906.023.537