Làm sao để có một sự kiện thành công?

Làm sao để có một sự kiện thành công? – GFs Event

Đối với bất kì sự kiện nào, cho dù đó là hội nghị, hội thảo, team buiding, lễ khánh thành hay tiệc tất niên cuối năm (year end party), lễ kỉ niệm thành lập công ty,… để tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và kinh nghiệm. Do đó sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Đây là điều kiện cần thiết để đảm bảo cho sự kiện diễn ra được thành công tốt đẹp.

GFs Event gợi ý cho bạn 10 bước cần thực hiện khi tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất và loại sự kiện cũng như quy mô, ngân sách, đối tượng tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các sao cho phù hợp.

Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Các mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.

Thông thường mục tiêu sẽ do bộ phận marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện đưa ra dựa trên bản yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty.

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Dựa trên những mục tiêu đã đề ra để xác định quy mô tổ chức sự kiện và thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi. Trong bất kì sự kiện nào thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện.

Tổ chức một sự kiện cần có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của rất nhiều bộ phận có liên quan. Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Ở bước này, thông thường sẽ theo kế hoạch marketing chung của công ty, nhưng cũng có lúc do đội sự kiện chủ động lập kế hoạch và đề xuất lên ban giám đốc.

Việc lựa chọn ngày và địa điểm cụ thể có thể được chỉ định trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

• Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
• Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
• Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn để thu hút người tham gia. Và trước hết cần có một chủ đề thu hút và một cái tên sự kiện thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một điểm nhấn quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

Lúc này, đội tổ chức sự kiện cần tập trung sáng tạo tên sự kiện. Tạo một tagline – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, dựa trên những thông tin đã có để lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, …)
• Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
• Hoạt động / giải trí
• Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, …)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, …)
• Quản lý tài trợ / đối tác
• Quản lý tình nguyện viên

Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải là người quản lý thận trọng và có thể kiểm soát nhiều việc một lúc. Sau khi lên kế hoạch, người quản lý sẽ phân việc và kiểm soát các thành viên trong đội tổ chức sự kiện chạy theo đúng tiến độ.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký,…

Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông

Hãy xác định xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ để thanh toán chi phí và tăng khả năng tham gia không? Khi bạn hợp tác với những người khác, họ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công.

Tùy theo loại sự kiện mà bạn có thể tìm kiếm các công ty để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức nhà nước có thể muốn tài trợ bữa tối, cung cấp vé vào cửa hoặc vật phẩm bán đấu giá thầm lặng chính cho tới những doanh nghiệp địa phương có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, mặt hàng quà tặng, …

Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện.Việc quảng bá sự kiện có thể bắt đầu từ các kênh mà bạn sở hữu như thông báo trên website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.

Bên cạnh có cũng cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện. Ngoài ra, nên có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục chính được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Đừng quên cộng thêm bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả,… cũng như dự trù các khoản ngân sách có thể phát sinh.

Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Làm sao để biết sự kiện có thành công không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện qua số lượng người đăng ký hoặc người tham dự hay nó phụ thuộc như thế nào?

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm.