CÁCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN HIỆU QUẢ

CÁCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN HIỆU QUẢ, CHI TIẾT CHO DANH NGHIỆP

Là một trong những công ty nổi bật trong Ngành tổ chức sự kiện. GFs Event có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn. Do đó đúc kết ra được một quy trình cơ bản để tổ chức event tại Tp.HCM được chia làm các giai đoạn sau.

Giai đoạn đầu sự kiện:

Xác định chủ đề sự kiện
Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong dịch vụ tổ chức event căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
• Chủ đề của sự kiện là gì?
• Khách tham dự là ai?
• Địa điểm tổ chức sự kiện?
• Thông điệp của sự kiện là gì?
• Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Trong khâu này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp.

Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Kế hoạch phân chia nhân sự
Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…

Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.

Giai đoạn trong sự kiện:

Thực hiện kế hoạch
Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn.

Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Chuẩn bị, dàn dựng
Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:

• Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
• Đồng phục
• Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
• Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
• Gửi thiệp mời

Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên; quý doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Tiến hành sự kiện
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.

Giai đoạn sau sự kiện:

Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại

Kết thúc sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

KINH NGHIỆM ĐỂ CÓ MỘT SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

• Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện

• Gửi thư mời và có thông điệp

• Lên kế hoạch và luôn thực hiện theo kế hoạch

• Luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống

• Theo sát khách mời chính là chìa khóa của sự thành công

• Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Với GFs Event, chúng tôi hội tụ tất cả những điều tất yếu để có thể tạo ra một sự kiện chuyên nghiệp, phù hợp với như cầu của khách hàng. Sau nhiều năm kinh nghiệm gắn bó và nắm bắt được các yếu tố tạo nên một sự kiện chuyên nghiệp , đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu tâm lý của khách hàng. GFs Event tự tin sẽ làm hài lòng khách hàng khi tham gia dịch vụ của GFs Event.