English
Tổ chức hội thảo là gì?
Hội thảo là sự kiện phổ biến hiện nay với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện hội thảo đòi hỏi phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và kế hoạch triển khai tinh tế để hội thảo diễn ra suôn sẻ và chính xác. Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất, cùng GFs Event tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiện nay nhé.
Hội thảo là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.
Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay
Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.
Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.
Quy trình tổ chức hội thảo
Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo
Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
- Nội dung chính của hội thảo
- Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
- Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
- Đơn vị tổ chức hội thảo
- Lên danh sách khách mời
- Chương trình của hội thảo
Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời cho khách mời
Bước 4: Tổ chức hội thảo
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
- Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
- Ghi biên bản hội thảoThông báo kết luận của hội thảo
Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo
- Đánh giá nội dung hội thảo
- Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận
Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo
Đánh giá dựa trên:
- Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
- Kết quả hoạt động truyền thông
Tìm hiểu thêm: Những lưu ý khi tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp cần biết
Trên đây là các bước về tổ chức hội thảo các bạn có thể tham khảo. Ngoài ra, nếu có thắc mắc hay có nhu cầu tổ chức hội nghị, hổi thảo hoặc tổ chức lễ cất nóc, tổ chức team building, tổ chức lễ kỷ niệm,… Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.
