Tổ chức sự kiện tại Gò Vấp

Tổ chức sự kiện là gì?

• Sự kiện là những hoạt động có quy mô lớn, mang tính xã hội cao và có những ý nghĩa nhất định đối với đời sống kinh tế, xã hội.
• Sự kiện bao gồm những sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng nhỏ hẹp trong đời sống thường ngày như: tiệc mời, sinh nhật, đám cưới, đám tang…
• Nhiều doanh nghiệp xem các hoạt động tổ chức sự kiện như một công cụ truyền thông, quảng bá thương hiệu để thực hiện chiến lược tiếp thị, kinh doanh của mình. Vì vậy, sự kiện hiểu theo quan niệm này có nghĩa là các hoạt động liên quan đến thương mại, marketing như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm…

Thông qua 3 quan niệm trên, có thể khái quát và định nghĩa tổ chức sự kiện như sau: Tổ chức sự kiện là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn hóa… Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện là những hoạt động xã hội không giới hạn về phạm vi thời gian, không gian và ngành nghề, lĩnh vực.

Quy trình tổ chức sự kiện của GFs Event

Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng. Để có thể tổ chức một sự kiện thành công, Công ty sự kiện GFs Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm qua các bước trong quy trình tổ chức sự kiện sau:

Nghiên cứu về sự kiện chuẩn bị tổ chức

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:

• Chủ đề chính của chương trình
• Mục tiêu tổ chức
• Thông điệp của sự kiện
• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
• Thời gian tổ chức
• Ngân sách dự kiến
• Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

Xây dựng ý tưởng, chủ đề chính

Làm thế nào để tạo ý tưởng cho tổ chức sự kiện?

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

Một số phương thức giúp nhà tổ chức sự kiện sớm lấy lại ý tưởng tổ chức sự kiện

Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào thói quen từng đối tượng: Có người cảm thấy việc một mình suy nghĩ các ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Tương tự nếu phần lớn mọi người phải có sức ép về tiến độ và thời gian mới đưa ra ý tưởng, thì có người phải thoải mái và thư giãn mới đưa ra được những ý tưởng hữu ích.

Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế.

Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.

Thiết kế sự kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

• Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
• Xác định thời gian tổ chức
• Xác định chủ đề chương trình
• Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
• Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

Xây dựng kế hoạch cho sự kiện

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

• Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
• Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
• Phương thức vận chuyển: ô tô
• Ngân sách sự kiến
• Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

Thực hiện kế hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

Dàn dựng sự kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Chương Trình Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

Kết thúc sự kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.