Tổ chức sự kiện được đánh giá là nghề “làm dâu trăm họ”, điều đó có nghĩa là bạn cần phải đáp ứng một cách hoàn hảo nhất tất cả các yêu cầu mà khách hàng đưa ra. Vậy một nhà tổ chức sự kiện sẽ phải có những yếu tố cần thiết nào? Bài viết này xin chia sẻ với bạn đọc về một số yếu tố cần có ở một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

“Ý tưởng là ưu tiên số 1”

Đó là khẳng định của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng. Và bạn chợt trầm trồ: “Ồ, công ty này sao mà nghĩ ra nhiều “chiêu độc” thế nhỉ?”. Chính những câu khen ngợi này là điểm giúp người tổ chức các sự kiện “ăn tiền” bởi họ đã dày công suy nghĩ tìm ý tưởng để “dụ” khách hàng. Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn điệu, kém hiệu quả.

Muốn có được một chương trình event “độc nhất vô nhị” phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch “tác chiến”. Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm nghề event như làm dâu trăm họ. Một thành viên trong khâu tổ chức “Những chiếc túi tài năng” của một công ty nước ngoài cho biết: “Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình “lồng” tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được “sống” trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng”…

Áp lực công việc

Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách… mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. N.C – một nhân viên event thổ lộ: “Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0”. N.C còn nói vui: “Thời tiết có thể nói là bạn mà cũng có thể trở thành kẻ thù của những event”. Chị Yến – một khách hàng cho biết: “Quả thật cách thức làm việc của họ mình không chê vào đâu được. Các bạn ấy còn rất trẻ nhưng lại rất am hiểu, năng động, thay đổi tình thế nhanh đến không ngờ. Đặc biệt là cách phục vụ của họ thật dễ thương và làm hài lòng mọi người. Tôi còn được biết có bạn vì quá lo lắng cho event của mình mà không dám ăn uống nữa”.

Ngoài ảnh hưởng của thời tiết, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết chương trình. Th.H – một nhân viên tổ chức event ở Hà Nội cho biết: “Bọn mình vừa tổ chức trao giải “Những chuyện lạ Việt Nam”. Do không thống nhất về giấy tờ, giờ giấc biểu diễn nên suýt tí nữa là “bể” chương trình”. Còn K.Chi thì tỏ ra kinh nghiệm: “Dù có việc gì xảy ra thì cũng đừng nên hốt hoảng. Khâu tiền trạm là rất quan trọng, nó giúp cho mình chuẩn bị tư tưởng tốt, không bị choáng ngợp trước những tình huống xấu, rủi ro. Dù đã giữ bản kế hoạch trong tay song đó chỉ là “nháp”, mọi việc còn có sự thay đổi vào giờ chót. Bởi việc bạn xử lý thụ động sẽ không thể nào tạo đủ độ tin cậy cho khách hàng”.

Có sức khỏe, chịu được vất vả và gian truân

Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Bên cạnh đó, event còn là nghề “đi trước về sau”. Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại “chiến trường” thu gom những cái “sáng tạo” của mọi người.

Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng Event vẫn  đang là nghề được giới trẻ “săn đón” bởi nghề này có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người… 

Luôn đưa ra ý tưởng mới lạ cho sự kiện

Ý tưởng sáng tạo là yếu tố sống còn và là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong các công ty hay các công việc khác nhau. Nhưng đối với công việc tổ chức sự kiện ý tưởng đóng vai trò cực kì quan trọng. Một sự kiện thu hút được đông đảo chú ý từ cộng đồng thường là những điều độc đáo chưa ai làm. Nét độc đáo ấy sẽ là điểm nhấn cho cả sự kiện mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Nếu đó là một buổi ra mắt sản phẩm mới, bạn phải làm sao đưa được cái hay nhất của sản phẩm đi vào lòng khách hàng mới được cho là thành công.

Và điều quan trọng các công ty tổ chức không nên vấp phải đó chính là sự lập đi lặp lại ý tưởng nhiều lần.

GFs Event Dịch vụ vàng – Giá trị vàng

Ra đời trong bối cảnh ngành công nghiệp tổ chức sự kiện, giải trí và truyền thông ở Việt Nam đã nở rộ và tương đối trưởng thành, hàng nghìn những công ty truyền thông và tổ chức sự kiện lớn nhỏ, trong nước lẫn nước ngoài, đua nhau hình thành và cạnh tranh toàn diện…GFs Event không chọn con đường đi theo hoặc cạnh tranh với Event Agencies nào, mà định hình cho mình một con đường riêng, một triết lý riêng về dịch vụ sự kiện – xuất phát từ thế mạnh và niềm đam mê của những người sáng lập – GFs Event lấy giá trị nghệ thuật làm nền tảng để xây dựng dịch vụ và chiến lược kinh doanh của mình. Đồng thời đề cao yếu tố chuyên sâu và tập trung để tạo sức mạnh. Chúng tôi không chọn  cách “làm tất ăn cả”, chúng tôi không tham gia sâu vào tất ca những lĩnh vực truyền thông và marketing, mà chúng tôi chỉ chọn làm những gì mình làm tốt nhất để tạo ra giá trị thật sự cho khách hàng của mình.

Chúng tôi không theo đuổi danh hiệu công ty sự kiện lớn nhất, chúng tôi theo đuổi mục tiêu để trở thành công ty sự kiện được nghĩ đến đầu tiên khi khách hàng có nhu cầu.

Chúng tôi là GFs Event – nhà hoạch định và tổ chức sự kiện – lấy yếu tố nghệ thuật làm nền tảng để xây dựng và cung cấp dịch vụ. 

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI

•   67/17B Đường số 3, Phường. 9, Gò Vấp, HCM
•   0908 025 038 – 0906 02 35 37
•   admin@gfsevent.com