Kế hoạch để tổ chức tiệc tất niên

KẾ HOẠCH ĐỂ TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN HOÀN HẢO CHO DOANH NGHIỆP

Tiệc tất niên cuối năm hay còn gọi là Year End Party, là một bữa tiệc quan trọng và cần thiết cho mỗi công ty, doanh nghiệp. Vào cuối năm, các doanh nghiệp thường dành ra một khoản tiền lớn để tổ chức sự kiện thật hấp dẫn, ấn tượng để tri ân những cố gắng nỗ lực của toàn nhân viên trong suốt năm qua.

Thông qua buổi tiệc cuối năm, doanh nghiệp có thể tổng kết lại những chặng đường trong năm qua và vạch ra những hướng đi cho năm tới. Đây cũng là cơ hội để mọi người cùng nhau gạt bỏ những âu lo và thỏa sức vui chơi, ăn uống trước thềm năm mới. Với những ý nghĩa to lớn của buổi tiệc tất niên, việc tổ chức không thể sơ sài, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra các bước tổ chức tiệc tất niên giá rẻ cuối năm thật chi tiết và hiệu quả cho doanh nghiệp.

TIỆC TẤT NIÊN CUỐI NĂM LÀ GÌ?

Tiệc tất niên cuối năm là buổi tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm, trước tết Nguyên Đán, đây là buổi lễ thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo. Đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp. Để cùng nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua. Và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

Ý TƯỞNG ĐỂ TỔ CHỨC MỘT BUỔI TIỆC TẤT NIÊN

Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên kế hoạch tổ chức sự kiện hợp lý.

Các hình thức tiệc tất niên có thể kể đến:

• Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
• Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
• Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
• Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
• Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:

• Mang tính sự kiện
• Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
• Gắn liền với doanh nghiệp

Đây là một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:

• Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
• Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
• Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
• Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dresscode như thời bao cấp năm xưa.
• Color Party: Một bữa tiệc cuối năm đầy sắc màu với mỗi màu sắc đại diện cho từng tính cách khác nhau, nhưng lại hòa chung thành một tập thể vững mạnh. Dựa trên sự kiện Color Me Run bột màu hoặc Prisma màu dạ quang…

LÊN SÁCH SÁCH KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức
• Số lượng thư mời
• Số lượng quà tặng
• Số lượng bàn tiệc
  Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự. Thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế cần cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những người có thư mời, hoặc có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình lập danh sách sau:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

• Danh sách khách VIP.
• Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
• Danh sách khách mời dự bị.
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:

• Họ tên của khách mời.
• Chức danh/ đơn vị công tác.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại (Email, fax, website,…).
• Những điểm cần chú ý…

XÁC ĐỊNH ĐỊA ĐIỂM VÀ THỜI GIAN TỔ CHỨC

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết ta khoảng 2 – 3 tuần lễ. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18g – 20g.

Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Vì thời điểm này rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại:

• Trung tâm hội nghị
• Khách sạn 4, 5 sao
• Nhà hàng sân vườn
• Beer – Club
• Bar

Tiệc ngoài trời gồm có:

• Khu du lịch sinh thái
• Hội nghị sân vườn
• Bãi biển
• Vườn ẩm thực

Lưu ý về địa điểm tổ chức tất niên:

• Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
• Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
• Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
• Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
• Có bãi đổ xe rộng rãi

CHUẨN BỊ CÁC TIẾT MỤC CHO TRƯƠNG TRÌNH

Phần văn nghệ tất niên
Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

• Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
• Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
• Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)
• Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

Phần tiệc tất niên
Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

• Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
• Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp…
• Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi…
• Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…
• Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang…

Lên kịch bản chương trình tất niên cuối năm
Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

• Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
• Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
• Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
• Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
• Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
• Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
• Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

TIẾN HÀNH TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN

Dựng khung chương trình
Trước khi đi vào sự kiện, cần đảm bảo các hạng mục sau:

• Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room (nếu có), lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC
• Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự
• Dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED
• Dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…

Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện

• Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
• Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có)-
• Đảm bảo nhân sự cho chương trình
• Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ

Phân chia nhân sự đón khách
Chia thành 3 nhóm nhân sự:

• Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe
• Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
• Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

Tiến hành chạy chương trình

• Giám sát, điều phối chương trình
• Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
• Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ

Kết thúc buổi lễ

• Chụp ảnh kỷ niệm
• Trao quà lưu niệm
• Tiễn khách
  Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức buổi tiệc tất niên một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi.