Cùng GFs Event khám phá đôi nét nghề tổ chức sự kiện

Event là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về event và công việc của những người theo nghề tổ chức sự kiện nhé!

Event là gì?

“Event” dịch ra tiếng Việt là “sự kiện“. Nó là hoạt động quy tụ nhiều người tham dự tại một địa điểm, không gian và mốc thời gian cụ thể. Các sự kiện có thể diễn ra trực tiếp hoặc theo hình thức trực tuyến (online) tùy vào nhu cầu và mục đích của người tổ chức event.

Các doanh nghiệp, nhãn hàng hiểu rất rõ tầm quan trọng của event trong việc marketing – quảng bá thương hiệu của họ. Cũng vì vậy mà họ thường xuyên xuất hiện trong các sự kiện dưới nhiều vai trò như: đơn vị tổ chức, nhà tài trợ, người tham gia thông thường… Trong ngành Marketing, sử dụng các sự kiện chính là một “nước đi” khôn ngoan để PR cho thương hiệu một cách hiệu quả nhất!

Các khái niệm liên quan

Một khi đã cất công tìm hiểu event là gì, chúng ta hãy cùng nhau khám phá những khái niệm khác có liên quan đến nó nhé!

Event Management là gì?

“Event Management” dịch ra tiếng Việt có nghĩa là “quản lý sự kiện“. Nó chỉ toàn bộ quá trình tổ chức và thực hiện các khâu của sự kiện, chương trình; bao gồm từ khâu lên ý tưởng cho đến việc lên kịch bản nội dung, chuẩn bị trang – thiết bị, tổ chức…

Event Organizer là gì?

“Event Organizer” là người tổ chức sự kiện. Họ chính là những người đảm nhiệm vai trò quản lý, theo dõi, sắp xếp mọi thứ liên quan đến sự kiện nhằm giúp mọi thứ được diễn ra thành công, theo đúng kế hoạch đã đề ra.

Event Executive là gì?

Đây là chức vụ nhân viên tổ chức sự kiện. Họ là người trực tiếp tham gia, thực hiện các công việc để “chạy” chương trình sao cho nó được diễn ra đúng như dự tính ban đầu. Họ dùng óc sáng tạo cũng như khả năng và sự tỉ mỉ của bản thân để tạo ra những chương trình, sự kiện hoàn hảo, khiến khách mời và những người tham gia khác hài lòng!

Event Planner là gì?

Họ là những người đảm nhiệm vai trò lên kế hoạch cho sự kiện. Họ thường phải làm tốt các khâu như: catering, chọn địa điểm tổ chức chương trình, kết hợp với các bộ phận khác để bảo đảm chương trình không gặp phải sai sót gì… Các event planner phải hội tụ được nhiều kỹ năng đặc biệt như: kỹ năng giao tiếp; đàm phán; thương lượng; tổ chức; quản lý thời gian… thì mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Các hình thức sự kiện phổ biến

Event thường được chia ra thành 3 loại, bao gồm:

Sự kiện dành cho doanh nghiệp

Sự kiện doanh nghiệp thường gồm các hoạt động như: hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, buổi khánh thành… Chúng thường mang tính chất nội bộ, không hướng tới đối tượng là người người doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó vẫn là một công cụ hữu hiệu để quảng cáo cho thương hiệu công ty, tạo nên hình ảnh đẹp trong mắt những khách hàng và đối tác. Vì vậy, dù là hoạt động nội bộ thì các event doanh nghiệp vẫn được chú trọng và đầu tư tươm tất!

Sự kiện khách hàng

Những buổi họp báo, giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng… đều được coi là event khách hàng bởi mục đích chính của chúng là để marketing cho doanh nghiệp. Không mang tính chất nội bộ như event doanh nghiệp mà nó được truyền thông rộng rãi và tích cực; đối tượng hướng đến là các khách hàng của công ty.

Sự kiện phi lợi nhuận

Một loại sự kiện nữa phổ biến không kém gì 2 loại trên chính là event phi lợi nhuận. Nó thường là các chương trình từ thiện, quyên góp cho những mảnh đời khó khăn… Mục đích của loại sự kiện chính là khơi gợi lòng nhân đạo và bác ái của mỗi con người trong cộng đồng, khiến tất cả cùng chung tay để giúp đỡ cho trẻ em nghèo, người khuyết tật, người có hoàn cảnh éo le…

Các yếu tố làm nên một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Sau khi “đào sâu” tìm hiểu về event, chúng ta hãy cùng xem xem những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần hội tủ đủ những yếu tố nào nhé!

Kiến thức

• Am hiểu về sản phẩm/dịch vụ cũng như thương hiệu của doanh nghiệp
• Thấu hiểu tâm lý khách hàng
• Có kiến thức xã hội sâu rộng

Kỹ năng

• Kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng tổ chức
• Kỹ năng giám sát và đánh giá hiệu quả công việc
• Kỹ năng xử lý tình huống
• Kỹ năng làm việc nhóm

Khả năng

• Khả năng sáng tạo không ngừng
• Khả năng chịu được áp lực công việc

Thái độ

• Nhiệt tình, yêu công việc, không quản ngại khó khăn vất vả
• Biết lắng nghe, có tinh thần cầu thị
• Chan hòa, giữ được mối quan hệ tốt với mọi người xung quanh

Những điều cần chú ý để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức được một event thành công không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Bạn sẽ cần phải chú ý rất nhiều điều thì mới đảm bảo rằng sự kiện bạn đảm nhiệm không xảy ra sai sót gì. Dưới đây là những điều bạn nên ghi nhớ kỹ để áp dụng khi tổ chức sự kiện!

• Tìm kiếm địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện trước khi công bố ra bên ngoài: Sau khi quyết định ngày diễn ra event, bạn phải ngay lập tức tìm kiếm và ấn định một địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện. Hãy hoàn thiện các thủ tục giấy tờ và hợp đồng thật nhanh chóng bởi nếu bạn “ngâm” quá lâu thì có thể đơn vị khác sẽ giành mất chỗ đẹp.

• Gửi thư mời với thông điệp hợp lý, đem lại hiệu quả cao: Thư mời chính là thỏi “nam châm” để thu hút khách mời đến tham gia sự kiện của bạn. Một event thiếu người tham dự thì đâu thể thành công, phải không nào? Vì vậy, bạn cần hết sức chú trọng vào khoản thư mời. Bạn phải đưa ra thông điệp sao cho vừa đủ thu hút với người đọc mà vẫn cung cấp đầy đủ cho họ những thông tin cần thiết như: sự kiện xoay quanh chủ đề gì, nó được tổ chức ở đâu, khi nào…
• Luôn để ý mọi chi tiết dù là nhỏ nhất: Các chi tiết nhỏ dễ bị chúng ta bỏ qua nhưng chúng ta lại không ngờ rằng những điều “lông gà vỏ tỏi” tưởng chừng vụn vặt đôi khi lại ảnh hưởng đến đại cục, tạo ra những thay đổi khó lường. Vì vậy hãy chú trọng đến mọi chi tiết dù là lớn hay nhỏ để khi phát sinh vấn đề thì bạn luôn có thể giải quyết nhanh chóng và êm đẹp!
• Luôn phải có plan B cho mọi thứ: Plan B có nghĩa là phương án dự phòng. Bạn không phải thần thánh, chắc chắn không thể lường trước mọi vấn đề có thể xảy ra. Vì vậy, bạn hãy chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho mọi tình huống. Ông cha ta xưa chẳng phải đã dạy rằng: “Cẩn tắc vô áy náy” hay sao?

• Chú ý để chi tiêu không vượt quá ngân sách: Ngân sách cho sự kiện chỉ có hạn và với tư cách người tổ chức – điều hành sự kiện thì bạn phải “khéo co khéo duỗi”, phải biết “liệu cơm gắp mắm” để không chi tiêu vượt quá số tiền quy định. Sẽ luôn có những khoản phát sinh bất ngờ nhưng bạn phải biết cách nhìn xa trông rộng để chi tiêu sao cho hợp lý nhất! Nếu như vẫn còn khó khăn hãy liên hệ ngay GFs Event – Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện từ A-Z.

Trên đây là những thông tin mà GFs Event muốn chia sẻ với bạn về chủ đề event. Bạn đã hiểu rõ Event là gì và nhiều kiến thức hữu ích khác. Hi vọng đây chính là những tri thức mà bạn đang tìm kiếm!