Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện bạn cần biết là gì?

Thông thường, các đơn vị tổ chức sẽ có khá nhiều điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bởi để có một sự kiện thành công, bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Bạn không thể để sự kiện bị phá hỏng chỉ vì một vài lý do nhỏ nhặt. Vì thế, nếu muốn tổ chức sự kiện và nắm rõ xu thế của các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay, bạn hãy đọc những lưu ý sau nhé!

Yếu tố nhân sự

Nhân sự là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện bởi nhân sự giống như dòng máu chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource,…

Nội bộ, phòng ban: Khi tổ chức một sự kiện, cần sự phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một bộ phận sơ xảy thôi là cũng ảnh hưởng đến cả sự kiện. Nếu các phòng ban “mỗi người một phách” thì sự kiện không thể thành công được.

Cộng tác viên: Một sự kiện tổ chức thường có quy mô khá lớn. Nhân viên các phòng ban không để lo hết tất cả mọi việc được. Vì vậy, mỗi sự kiện cần có sự hỗ trợ rất lớn từ các cộng tác viên trong những công việc nhỏ liên quan như trà nước, bánh kẹo, hướng dẫn khách mời,… Nếu thiếu cộng tác viên hay cộng tác viên không tốt thì sẽ làm sự kiện có nhiều sai sót.

Outsource: Một sự kiện muốn thành công nên có outsource là MC, ca sĩ, diễn viên,…

MC được ví như linh hồn của sự kiện, là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện. Để tránh gặp những lỗi không nên xảy ra như MC nhận kịch bản muộn, không kịp đọc bản thảo, trang phục không phù hợp với sự kiện… bạn cần kiểm tra kĩ bản thảo, dặn dò và báo trước với MC về concept của sự kiện, đặc biệt nên có buổi tổng duyệt trước để đảm bảo không có sai sót khi bắt đầu sự kiện.
Người nổi tiếng (ca sĩ, diễn viên,…) giúp cho sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hơn. Nhưng bạn cũng có thể gặp phải một số vấn đề đau đầu như: người nổi tiếng đến muộn do lịch trình, không kiểm soát được đám đông,… Để tránh xảy ra các trường hợp này, bạn nên có một nhân sự riêng đảm nhận vị trí quan tâm, chăm sóc talent cũng như kiểm soát và nắm được thời gian khi nào talent xuất hiện, có đến kịp giờ hay không, có gặp vấn đề, trục trặc gì không,…Ngoài ra, khi xảy ra vấn đề, bạn cần bình tĩnh để đưa ra phương án tốt nhất.

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất. Bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.

Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm thì bạn cần quan tâm đến thời gian đơn vị cho thuê cho trước để chuẩn bị sự kiện. Thông thường, bạn sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có lúc vì sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. Tùy theo khoảng thời gian cho trước, hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó để có thể tạo ra một sự kiện hấp dẫn, ấn tượng.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bạn phải chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở đó phải đảm bảo. Nhân viên chuyên nghiệp. Dịch vụ tốt. Đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.

Bạn cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.

Ngoài ra, bạn cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, tậm tịt, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng. m thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo. Hệ thống loa, đèn hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan. Nếu thuê địa điểm, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng phù hợp.

Chuẩn bị cho những rủi ro bất ngờ

Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể có rủi ro. Vì thế, bạn cần dành thời gian dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải và đưa ra các phương án dự phòng để khắc phục. Có như vậy, bạn mới kiểm soát được tình hình. Và khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã dự phòng từ trước.

Nếu quá ngại với những rủi ro này, bạn có thể nhờ các đơn vị cho thuê địa điểm giúp đỡ. Đến với GFs Event, bạn không phải lo về những rủi ro, bất trắc có thể xảy ra. Các chuyên gia tổ chức sự kiện của GFs Event sẽ hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ giúp bạn chăm chút từng chi tiết của sự kiện, hướng dẫn và đón tiếp khách mời. GFs Event có đội ngũ nhân viên tận tình, chuyên nghiệp luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ khi cần thiết. Bên cạnh đó, GFs Event có nhiều loại không gian thích hợp với các sự kiện khác nhau. Nếu bạn cần đổi không gian, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn khi không gian còn trống. chúng tôi còn có hệ thống thực đơn đa dạng, phong phú với các món ăn từ Âu sang Á có hương vị thơm ngon, lối trang trí đẹp mắt, làm hài lòng mọi thực khách. GFs Event có thể tổ chức những bữa tiệc bàn tròn hoặc buffet theo nhu cầu khách hàng. Vì thế, GFs Event có thể cung cấp dịch vụ món ăn cho bạn khi tổ chức sự kiện. GFs Event cũng có thể cung cấp cả cộng tác viên, trang trí sự kiện khi cần thiết.