English
Tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh thuộc nhóm ngành vốn đang có tốc độ tăng trưởng ấn tượng tại Việt Nam những năm gần đây, dù vẫn được xem là một ngành kinh doanh hẹp trên thị trường.
Theo thống kê, thị phần cho tổ chức sự kiện, hội nghị tại TP.HCM đã đạt tới hơn 1.900 tỷ đồng, được trải đều cho các nhà hàng khách sạn cao cấp đến trung cấp; các trung tâm yến tiệc, hội nghị và con số này sẽ không ngừng tăng. Dịp cuối năm, bên cạnh các sự kiện lớn như hội thảo, hội nghị, trưng bày, triển lãm… thì các hình thức tổ chức liên hoan, gặp mặt, hội họp của các ban ngành đoàn thể cũng được dự báo tăng mạnh.
Dịp cuối năm, khu vực TP.HCM sẽ không chỉ là điểm tổ chức của các doanh nghiệp tại chỗ mà với quy mô, thương hiệu sẵn có, dự báo các trung tâm tổ chức hội nghị yến tiệc ở đây còn thu hút một lượng lớn khách hàng từ các tỉnh như: Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh, Long An… về Sài Gòn đặt tiệc dịp cuối năm và dự báo sẽ tăng từ 25% đến 35% so với lượng khách nội tại.
Thời điểm hiện tại, tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực chịu ảnh hưởng lớn nhất từ đại dịch Covid-19. Đây cũng là cơ hội để các doanh nghiệp thay đổi mạnh mẽ trong hoạt động và định vị thị trường.
Nội dung
Nhóm sự kiện riêng tư
Các sự kiện riêng tư thường được sử dụng để nói tới những hoạt động mà một cá nhân có thể dễ dàng tự tìm đến và đặt hàng các địa điểm tổ chức sự kiện thực hiện, như:
– Tiệc cưới
– Tiệc báo hỷ
– Tiệc sinh nhật
– Họp nhóm, giao lưu
Tính đặc thù của các sự kiện riêng tư là chủ sự kiện chỉ có mong muốn đón tiếp một lượng khách nhất định đến tham dự. Các sự kiện như vậy sẽ đi kèm một danh sách khách mời để đảm bảo địa điểm tổ chức không mở cửa cho công chúng bên ngoài. Phần lớn các sự kiện riêng tư có tính chất cá nhân hoặc gia đình.
Mặc dù qui mô tổ chức có biên độ rộng về qui mô, từ vài chục đến hàng ngàn người tham dự, cũng như mức chi chỉ vài trăm ngàn đồng cho một người tới vài triệu đồng trên mỗi khách dự. Nhưng các loại hình sự kiện riêng tư lại không thực sự đa dạng về cách thức tổ chức. Bởi, trong nhóm này, tiệc cưới luôn chiếm phần lớn không chỉ riêng tại Việt Nam, mà ở hầu hết các quốc gia.
Theo thống kê vào năm 2011 tại nước Anh, phần lớn các phòng được đặt cho sự kiện riêng tư đều dành cho những hoạt động mang tính kỷ niệm, trong đó đám cưới chiếm số lượng áp đảo.
Các dịch vụ hỗ trợ này đã xuất hiện ngày từ giai đoạn tìm kiếm địa điểm tổ chức, tới trang trí, hoa, trang phục, tiểu cảnh và phục vụ tiệc.
Nhóm sự kiện doanh nghiệp
Các sự kiện doanh nghiệp thường được sử dụng cho một doanh nghiệp hoặc một tổ chức để quảng bá văn hóa, kết nối đối tác, thương hiệu hoặc sản phẩm, như:
– Tiệc cuối năm
– Teambuilding
– Hội nghị, hội thảo
– Kết nối khách hàng
– Ra mắt sản phẩm
– Đại hội
Sự kiện doanh nghiệp được thực hiện để phục vụ mục đích của một tổ chức, với những người tham dự cũng như nội dung dung thể hiện liên quan tới doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp sử dụng các sự kiện để xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên nhằm tăng cường giao tiếp nội bộ. Phần lớn các doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau thì sử dụng các sự kiện để mở ra hướng kinh doanh mới, tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp hay thương hiệu, cũng như gìn giữ và xây dựng sự trung thành với những nhà cung cấp và khách hàng hiện hữu.
Chúng cũng có thể được sử dụng một cách hiệu quả trong việc cạnh tranh về mặt truyền thông để thu được nhận thức từ cộng đồng và thu hút sự quan tâm của báo chí.
Một sự kiện có tính chất riêng tư, nhưng do một doanh nghiệp hay đoàn thể tổ chức, thì vẫn thuộc về nhóm sự kiện doanh nghiệp.
Nhóm sự kiện từ thiện/gây quỹ
Đây là loại hình sự kiện vẫn khá mới lạ tại Việt Nam. Nhiều người sẽ nhầm lẫn với các sự kiện chạy Marathon hay triển lãm gây quỹ được tổ chức các doanh nghiệp thường được tổ chức gần đây.
Theo phân loại quốc tế, các sự kiện từ thiện được sử dụng cho các cá nhân (thường là người có danh tiếng) để quyên tiền cho một tổ chức từ thiện. Đó có thể là:
– Đấu giá từ thiện
– Sự kiện thể thao
Tổ chức sự kiện từ thiện là một nhóm rất đa dạng do đây là sự kiện mở. Đón tiếp bất kỳ ai và ai cũng có thể có được một sự kiện từ thiện do chính mình làm chủ.
Các sự kiện từ thiện hoặc gây quỹ nhận ngày càng nhận được sự đóng góp nhiều hơn từ các doanh nghiệp địa phương, như một cách thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp cũng như xây dựng mối quan hệ với cộng đồng bản địa.
Việc tài trợ là đại diện của hình thức cho và nhận, giữa một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cá nhân và một doanh nghiệp. Doanh nghiệp quyên góp tiền cho các chi phí liên quan đến một sự kiện từ thiện, và đổi lại, sự kiện từ thiện tạo cho doanh nghiệp tiếp xúc và tiếp thị với chi phí thấp.
Nhóm sự kiện kinh doanh vé bán (Ticket Business)
Đây là loại hình sự kiện được tổ chức nhằm mục đích thu hút người tham dự từ công chúng, bán vé và thu được lợi nhuận. Một số ví dụ tiêu biểu như:
– Hòa nhạc
– Lễ hội
– Buổi trình diễn
– Tọa đàm với người nổi tiếng
– Hội chợ
Các sự kiện loại này thường được tổ chức bởi các đơn vị kinh doanh chuyên nghiệp như công ty giải trí, nhóm nhạc, và việc tổ chức thường tính định kỳ. Doanh thu của hoạt động này chủ yếu đến từ bán vé, bán quảng cáo (thông qua hình thức tài trợ) và vật phẩm liên quan.
Để tạo nên sự thu hút và mang về được lợi nhuận đủ lớn, các chủ đề trong sự kiện luôn đòi hỏi nhiều tính sáng tạo, đổi mới nghệ thuật và giải trí. Hoặc đến từ những “ngôi sao” danh tiếng, như ca sĩ hay diễn giả.
Trong việc tổ chức các sự kiện thuộc nhóm này, những người chủ xướng không chỉ phải vượt qua các thách thức trong khâu tổ chức thông thường, mà còn phải áp lực với Marketing và bán hàng.
Đôi khi cũng có câu hỏi được đặt ra là sự kiện từ thiện có bán vé thì được xếp vào nhóm nào, câu trả lời sẽ là quay lại mục đích của sự kiện là gì. Nếu một sự kiện bán vé, lợi nhuận thu về phục vụ đơn vị tổ chức thay vì một mục đích thiện nguyện thì sẽ là sự kiện bán vé.
Đôi khi sự băn khoăn trong phân loại cũng xảy ra đối một số sự kiện doanh nghiệp. Tại đó, việc bán vé vẫn được thực hiện. Nhưng thực tế thì điều này hầu như chỉ ở mức tạo ra một rào cản kỹ thuật nhằm bảo đảm chất lượng người tham dự, thay vì để tìm kiếm lợi nhuận cuối cùng từ số lượng vé bán.
Trong các sự kiện bán vé có lợi nhuận như vậy, nhiều nhãn hàng sẽ tận dụng để xuất hiện hình ảnh thương hiệu nhằm gây dựng nhận thức từ người tiêu dùng. Tuy nhiên, sự xuất hiện ấy dù mạnh mẽ đến đâu, thì vẫn chỉ được xem là một dạng quảng cáo theo hình thức tài trợ. Và không khiến việc phân loại bị thay đổi
Tổ chức sự kiện là một ngành kinh doanh
Để tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện, việc bối rối ban đầu là điều dễ hiểu. Chúng ta có thể bắt đầu với câu chuyện được Svetlana Yanova – một người tổ chức cưới chuyên nghiệp – chia sẻ trên một Blog chuyên ngành.
“Tôi có lần nói chuyện với một đồng môn đang làm việc tại một trong những khách sạn lớn nhất tại Calgary (Canada), trong vai trò người điều phối địa điểm tổ chức đám cưới. Cô ấy thực sự chăm chỉ, chắc chắn là đã làm quá mọi bổn phận tiêu chuẩn của mình để giúp đỡ các cặp đôi thực hiện lễ cưới tại nơi cô ấy làm việc.
Trong cả cuộc nói chuyện, cô ấy than thở rằng thực sự mệt mỏi bởi một đánh giá kém gần đây từ một khách hàng. Họ đã kỳ vọng cô ấy phải thực hiện cả được vai trò và trách nhiệm của một người lập kế hoạch cưới (Wedding Planner).
Họ mong muốn cô phải có mặt trong toàn bộ thời gian của sự kiện (dù có một vài đám cưới khác cũng đang diễn ra đồng thời). Hơn thế nữa, việc không có mặt để chào đón khách cũng là điều bị chỉ trích nặng nề.”
Thực sự, tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện là không dễ bởi thiếu những phân định rạch ròi hay đúng hơn và gần như không có những bản báo cáo toàn cảnh để thể hiện một bức tranh chung.
Trước hết, về phân khúc (Segment) theo sản phẩm, tương đồng với các nhóm sự kiện đã được đưa ra phía trên, ngành tổ chức sự kiện cũng có những sản phẩm chính sau:
Nhạc hội (Music Concert) Lễ hội (Festivals) Thể thao (Sports) Triển lãm & Hội nghị (Exhibitions & Conferences) Sự kiện doanh nghiệp và hội thảo (Corporate Events & Seminar) Tiệc cưới (Wedding)
Tổng qui mô của ngành, đến từ doanh thu của các đơn vị tham gia thị trường, gồm có:
– Chủ sự kiện (với các sự kiện bán vé)
– Bên cho thuê địa điểm (Event Venue)
– Bên tư vấn, lập kế hoạch và giám sát (Event Planner)
– Bên cung cấp dịch vụ, sản phẩm phục vụ tổ chức (Event Supplier)
Các nghiệp vụ phổ biến trong ngành, gồm có:
– Quản lý sự kiện
– Lập kế hoạch sự kiện
– Quản lý địa điểm và điều phối dịch vụ
Marketing & PR cho các công ty tham gia ngành hoặc cho chính sự kiện để có được lượng người tham dự lớn nhất với hiệu ứng truyền thông sau sự kiện cao nhất
Sales để bán dịch vụ hoặc bán vé
Cho đến nay, các thống kê của ngành tổ chức sự kiện vẫn cần được tổng hợp từ hai nhóm báo cáo độc lập để tạo nên bức tranh toàn cảnh:
Báo cáo cho nhóm sự kiện, bao gồm: các dịch vụ hội nghị và triển lãm, lập kế hoạch tiệc, các địa điểm trình diễn nghệ thuật, các buổi biểu diễn quảng bá và sản xuất các chương trình biểu diễn nghệ thuật, sự kiện quảng bá có âm nhạc và thể thao, hội chợ, triển lãm thương mại, quản lý sự kiện và các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện. Các sản phẩm phẩm hữu hình như phần mềm, thiết kế hay lều bạt cũng được thống kê.
Báo cáo cho ngành cưới hỏi, bao gồm nhiều nhóm dịch vụ phụ trợ được sử dụng và kết hợp để làm nên một lễ cưới trọn vẹn, chúng bao gồm: thiệp mời, bánh ngọt, trang sức, phương tiện vận chuyển, chụp ảnh/quay phim, dịch vụ lập kế hoạch, trang phục, địa điểm cưới, địa điểm tiệc, dịch vụ tiệc,…
Theo báo cáo của Allied Market Research (2019), qui mô ngành tổ chức sự kiện đạt 1.100 tỷ USD vào năm 2018 và hứa hẹn tăng trưởng tới con số 2.330 tỷ USD vào năm 2026. Trong đó, tổng doanh số toàn cầu cho ngành tiệc cưới năm 2019 là 300 tỷ USD, với gần 50% ngân sách dành cho địa điểm tổ chức sự kiện (theo IBIS Word).
Tổ chức sự kiện là ngành mới tại Việt Nam nhưng đang bước vào giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Các tiềm năng thị trường kết hợp với xu hướng toàn cầu hứa hẹn một tiềm năng ấn tượng. Tuy trước mắt bị đại dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ nhưng đó là cơ hội để các đơn vị đang hoạt động và những “người chơi mới” tại định hình để có bước tiếp cận chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Trong giới hạn của mình, bài viết đã cung cấp những thông tin để định hình một ngành mà nếu đi vào phân tích sẽ dễ gặp nhiều nhầm lẫn hoặc khó khăn trong phân loại – thứ cần thiết đầu tiên để định hình bất cứ chiến lược hiệu quả nào.
Dịch vụ tổ chức sự kiện GFs Event
GFs Event, cung cấp dịch vụ đầy đủ nhất với sự đa dạng từ quy mô tới loại hình sự kiện. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm và kim chỉ nam “Dịch vụ vàng – Giá trị vàng“, GFs đem đến cho khách hàng sự hài lòng và sự thành công của sự kiện. Liên hệ hotline hoặc mail để được tư vấn các dịch vụ của GFs Event
0908 025 038 – 0906 02 35 37
thamphan@gfsevent.com | admin@gfsevent.com
