Ngành tổ chức sự kiện là gì? Vị trí công việc đang khát nguồn nhân lực

Tổ chức sự kiện là một ngành không còn quá xa lạ. Vậy tổ chức sự kiện được hiểu như thế nào?

Tổ chức sự kiện là các hoạt động trong các lĩnh vực: giải trí, kinh doanh, thương mại, văn hóa, thể thao,… thông qua các hình thức hội nghị, hội thảo, triển lãm, hội chợ, tiệc…Nhằm mang một thông điệp nào đó đến khách hàng, công chúng và muốn họ có cái nhìn đúng và chất lượng hơn về một thương hiệu, sản phẩm nào đó.

Một sự kiện diễn ra nếu thành công sẽ góp phần quảng bá thương hiệu, sản phẩm công ty và nâng cao vị thế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu sự kiện đó thất bại thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới bộ mặt của doanh nghiệp. Bởi lẽ mỗi sự kiện đều có sự góp mặt của rất nhiều khách hàng, quan khách, nhân viên nội bộ,…

Chính vì vậy ngành tổ chức sự kiện đang nóng dần và tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho nguồn nhân lực hiện nay. Học ngành tổ chức sự kiện không chỉ tạo ra nguồn nhân lực cho công ty sự kiện, mà còn hỗ trợ các hoạt động của công ty trong các dịp hội nghị, kỉ niệm thường niên của công ty mình công tác.  Tổ chức sự kiện là một mảng lớn, gồm nhiều vị trí và nhiệm vụ khác nhau, đặc trưng tiêu biểu là các ngành chính sau đây:

• Nhân viên kinh doanh sự kiện
• Đạo diễn sự kiện
• Điều phối viên sự kiện
• Nhân sự hỗ trợ sự kiện
• Thiết kế đồ họa 2D và Thiết kế đồ họa 3D
• Phụ trách âm thanh ánh sáng
• Phát triển content sự kiện

Nhân viên kinh doanh sự kiện (sale event) 

Nhân viên kinh doanh sự kiện là người tư vấn cho khách hàng về toàn bộ các chi tiết liên quan đến tổ chức sự kiện như nhân sự sự kiện, thiết bị sự kiện, địa điểm và lên ý tưởng sự kiện cho khách hàng. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải có ngoại hình và sự khéo léo để thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty mình. Ngoài ra mối quan hệ và kinh nghiệm cá nhân cũng là yếu tố để sale sự kiện có thể hoàn thành tốt công việc của mình.   

Trong quá trình làm việc, nhân viên sale sự kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ mang về nhiều đơn hàng cho công ty sẽ nhận được một mức lương rất lớn. Mức lương cho nhân viên sale giao động từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ (bao gồm cả lương cứng và doanh số). Nếu bạn làm ở vị trí cao hơn như trưởng phòng kinh doanh của công ty sự kiện thì mức thu nhập một tháng khoảng 50.000.000 VNĐ đến 80.000.000 VNĐ.

Nhân viên kinh doanh sự kiện có nhiệm vụ mang đơn hàng, dự án về công ty nên đóng vai trò rất quan trọng, vì đây là bước đầu tiên để thực hiện quy trình tổ chức sự kiện,

Đạo diễn sự kiện

Trong một ekip chạy sự kiện, đạo diễn sự kiện là người có vị trí cao nhất và nắm giữ vai trò quan trọng trong đội ngũ nhân sự. Đạo diễn sự kiện thường được chia ra phụ trách từng mảng riêng như: đạo diễn sân khấu, đạo diễn kịch bản, đạo diễn ánh sáng, đạo diễn âm nhạc.

Đạo diễn có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng chương trình một cách hoàn thiện nhất, thực hiện và đảm bảo chương trình sự kiện diễn ra thành công và theo kế hoạch. Mức lương của đạo diễn sự kiện dao động từ 20.000.000 VNĐ – 50.000.000 VNĐ hoặc có thể cao hơn rất nhiều.

Điều phối viên sự kiện (chạy sự kiện)

Điều phối viên thường phải hoạt động rất nhiều trong khi sự kiện diễn ra. Những khu vực điều phối viên hoạt động nhiều nhất đó là khu vực bàn điều khiển, cánh gà sân khấu. Đôi khi điều phối viên cũng phải xuất hiện ở bàn đón khách để hỗ trợ tiếp tân. Thông thường, trong sự kiên chúng ta hay thấy điều phối viên mặc trang phục màu đen.

Nhiệm vụ của Điều phối viên là đảm bảo sự kiện hoạt động trơn tru, bằng cách điều phối đội ngũ nhân sự, thiết bị âm thanh – ánh sáng. Những điều phối viên sự kiện thường có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm. Mức lương theo sự kiện từ 1.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ tùy vị trí phụ trách và quy mô sự kiện tổ chức. 

Nhân sự hỗ trợ sự kiện (Helper sự kiện)

Công việc hỗ trợ sự kiện được sắp xếp linh động về thời gian và công việc phù hợp cho sinh viên, thực tập sinh, PG, PB làm việc part time. Không những kiếm thêm nguồn thu nhập, mà còn tích lũy được kinh nghiệm, quan sát thực tế công việc tổ chức sự kiện.

Nhân viện hỗ trợ sự kiện hỗ trợ những công việc không có người làm như chỉ đường, bê đồ, làm sân khấu, backdrop dán sticker, lễ tân sự kiện, tư vấn bán hàng siêu thi,… Mức lương của helper thường là 500.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ cho một sự kiện.

Thiết kế đồ họa

Công việc thiết kế đồ họa trong sự kiện bao gồm: Thiết kế đồ họa 2D, thiết kế đồ họa 3D. Công việc này cần đầu óc sáng tạo, sự khéo léo và đam mê hình ảnh, màu sắc.

• Thiết kế đồ họa 2D: Thiết kế backdrop, banner, standee các ấn phẩm, quà tặng, card, hồ sơ năng lực hỗ trợ đấu thầu sự kiện. Mức lương thiết kế 2D thường từ 8.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ. Nếu làm tốt, bạn có thể nhận được mức lương từ  20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ/tháng.

• Thiết kế đồ họa 3D: Thiết kế đồ họa 3D của sự kiện dựa trên những chuyển động, âm thanh, phối màu, ánh sáng…của các nhân vật, đối tượng để tạo nên những sản phẩm sinh động và thu hút người xem trong một chương trình sự kiện như Dựng 3D sân khấu, 3D toàn bộ chương trình sự kiện, 3D sản phẩm, thương hiệu theo yêu cầu của khách hàng. Người thiết kế đồ họa 3D, đóng vai trò quyết định trong việc chốt sale, nhận dự án. Mức lương của designer 3D thường từ 15.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ/tháng.

Kỹ thuật âm thanh, ánh sáng trong tổ chức sự kiện

 Là người chịu trách nhiệm điều khiển âm thanh, ánh sáng cho sự kiện. Tuy nhiên, thường thì công việc này sẽ do điều phối viên phụ trách. Trường hợp ekip sự kiện thiếu nhân sự thì mới cần sử dụng đến nhân sự bên ngoài. Mức lương cho người phụ trách âm thanh, ánh sáng từ 1.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ/ 1 sự kiện.

Content/ copywriter

Một công việc cũng không kém phần quan trọng là người làm content. Nhân sự đảm nhận vị trí này có khả năng viết bài thu hút những khách hàng tiềm năng đối với dịch vụ, thiết bị của công ty sự kiện và xây dựng nội dung của event. Đồng thời, họ cũng sẽ là người lên ý tưởng và nội dung cho phần truyền thông cho sự kiện. Mức lương cơ bản của content đó là 8.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ.

Công việc của ngành tổ chức sự kiện rất nhiều. Do vậy chúng sẽ được phân chia thành nhiều công việc ở từng vị trí khác nhau. Các vị trí sẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau để hoàn thành sự kiện.

Ngành tổ chức sự kiện phụ hợp với những ai? Để giải đáp thắc mắc cho câu hỏi này, chúng ta cần biết ngành tổ chức sự kiện cần những con người có các tố chất sau:

• Yêu nghề: Chính là yếu tố giúp bạn vượt qua khó khăn, chán nản, không dừng bước. Yêu nghề sẽ tạo cho bạn những nguồn năng lượng tươi mới, đánh bật mọi mệt mỏi và đặc biệt bạn sẽ không bao giờ phải hối hận với quyết định lựa chọn nghề nghiệp của mình

• Có một sức khỏe tốt: Sức khỏe tốt để chiến đấu cho những hôm đi sớm về khuya, thức đêm để lo dự án, sự kiện chạy xuyên suốt nhiều ngày. Đừng coi nhẹ việc này, vì tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi sự chuẩn xác trong từng bước nên bạn nhất định phải có sức khỏe để chịu được áp lực công việc. Để đảm bảo sức khỏe tốt chúng ta cần có những thói quen có lợi cho sức khỏe, thường xuyên tập thể dục nâng cao sức khỏe.

•  Kỹ năng lãnh đạo, quản lý: Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có khả năng quản lý đội ngũ nhân sự, quản lý thiết bị, quản lý giờ giấc, quản lý bản thân, sắp xếp mọi thứ một cách thông minh và khoa học để sự kiện diễn ra thành công nhất.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán: Một sự kiện diễn ra thành công thì quá trình giao tiếp, đàm phán với nhiều người từ những khâu cơ bản đầu tiên như nhận đơn hàng sự kiện tới khi kết thúc chương trình là rất quan trọng. Trong quá trình đàm phán giúp bạn đạt được những lợi ích cần có, nhận được sự kiện, hoàn thành những yêu cầu của khách hàng hay giải quyết được những vướng mắc trong công việc sẽ tạo niềm tin và hài lòng cho đối tác và khách hàng của bạn.

• Ngoại hình ưa nhìn: Ngoại hình sẽ hỗ trợ bạn trong giao tiếp, sẽ ảnh hưởng đến vị trí bạn được giao. Đừng nói hình thức không quan trọng, quan trọng là nội dung. Bởi vì khi bạn làm ngành sự kiện ngoại hình sẽ giúp bạn rất rất rất nhiều đấy và nâng cao giá trị của bạn. Vì bạn đang làm việc ở trong cộng đồng những người coi trọng hình thức. Thế nhưng đôi khi sự khôn khéo trong cách nói chuyện cũng có thể phần nào ghi điểm với mọi người. Bởi vậy nếu không có ngoại hình tốt nhất thì hãy có khả năng giao tiếp tốt nhất nhé.

• Một người sếp tốt/ một người thầy giỏi: một người cố vấn chuyên nghiệp, một người bạn trong ngành sẽ giúp bạn học hỏi nhanh hơn, tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Sự hỗ trợ và cùng nhau làm việc sẽ giúp bạn phát triển toàn diện hơn về mọi mặt trong những sự kiện diễn ra.

• Kiên nhẫn, bình tĩnh: Ở bất kì vị trí công việc hay ngành nghề nào sự bình tĩnh, kiên nhẫn trong quá trình làm việc là tiêu chí quan trọng giúp bạn chiến thắng và thành công. Hãy giữ cái đầu lạnh, luôn bình tĩnh kiên nhẫn để xử lý tình huống bởi vì dù có chuyện gì xảy ra căng thẳng, hốt hoảng sẽ không giải quyết được vấn đề thay vào đó sẽ làm mọi chuyện xấu đi. Hãy bình tĩnh và kiên nhẫn nó sẽ giúp bạn thay đổi mọi chuyện theo hướng sáng suốt nhất.

• Chăm chỉ, chịu khó: yếu tố quyết định thành công của hầu hết mọi công việc. Sự chăm chỉ sẽ giúp bạn nhanh chóng tiếp cận với công việc và thực hiện thành công nhất góp phần phát triển toàn diện trong ngành sự kiện và cuộc sống.

• Ngoại ngữ: Biết thêm nhiều ngoại ngữ là lợi thế của bạn so với những nhân viên khác và nórất quan trọng đối với công việc tổ chức sự kiện, giúp bạn có thể tham khảo tài liệu, khám phá và đi sâu hơn trong nghề. Đặc biệt là có thể giao tiếp tốt với khách hàng ở nhiều quốc gia trong các sự kiện lớn, những sự kiện khách nước ngoài có nhu cầu.

• Kỹ năng làm việc nhóm, phối hợp khéo léo, ăn ý: Kỹ năng làm việc nhóm, cùng góp ý và xây dựng ý tưởng trong một tập thể sẽ giúp bạn cùng các thành viên trong nhóm thiết kế, xây dựng thành công một ý tưởng, nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng một cách thành công và như ý nhất. Kỹ năng làm việc nhóm đòi hỏi sự biết lắng nghe, quan tâm, tìm hiểu vấn đề và cùng đưa ra ý kiến, góp ý giải quyết, xử lý vấn đề chung, vì lợi ích chung để cùng hoạt động, xây dựng kết quả.

Đối với nhà tuyển dụng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ có cái nhìn sâu sắc và tổng quan hơn về một ứng viên ứng tuyển vào công ty họ. Nếu bạn có kiến thức kèm theo một chút kinh nghiệm thực tế, hồ sơ năng lực, kinh nghiệm làm việc trong quá khứ tại các công ty, sau đó đến tính cách, ngoại hình và khả năng giao tiếp khá là một trong những thế mạnh để bạn tự tin cho việc ứng tuyển của mình.

Chắc hẳn với sự yêu nghề, chăm chỉ, chịu khó học hỏi, thực tập nhiều bạn sẽ có lợi thế và đầy đủ kinh nghiệm bước chân vào nghề sự kiện.

Các bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về ngành tổ chức sự kiện có thể tham khảo thêm về tổng hợp hoạt động của ngành, các hình ảnh tham khảo, nội dung làm việc trong ngành sự kiện tại website: https://gfsevent.com/

Đây là một trong những web nói chung về sự kiện và được đánh giá cao về chuyên môn, những nội dung trong web trên sẽ góp phần giúp bạn hiểu và định hướng tốt hơn về ngành sự kiện và tổ chức sự kiện trọn gói.