Tổ chức hội nghị khách hàng – tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng với mục đích tri ân khách hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Thông qua buổi hội nghị tri ân khách hàng mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được nhu cầu, xây dựng và gắn kết các mối quan hệ bền vững với chính những khách hàng của mình. Chính vì thế tổ chức hội nghị tri ân khách hàng có tầm ảnh hưởng rất lớn đối với các doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp nhất:

1. Xác định mục đích tổ chức

Đây được coi là “kim chỉ nam” giúp bạn xây dựng lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng tốt nhất và hiệu quả nhất. Hầu hết, với tất cả các buổi hội nghị khách hàng đều có mục đích là bày tỏ sự cảm ơn, tri ân tới khách hàng, tạo nên mối quan hệ thân thiết đối với khách hàng, đối tác làm ăn; đôi khi đây cũng là dịp để doanh nghiệp đó truyền thông, quảng bá sản phẩm, thương hiệu… giúp sản phẩm doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng tiềm năng.

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Lời khuyên cho các doanh nghiệp là nên tổ chức vào 15h chiều những ngày cuối tuần – đây được coi là “giờ vàng” thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người tham gia

Thông thường các doanh nghiệp thường tổ chức chương trình hội nghị khách hàng ở các khách sạn lớn, trung tâm hội nghị, hay cũng có một số doanh nghiệp lựa chọn địa điểm ngoài trời … Tùy vào mục đích của buổi hội nghị để lựa chọn địa điểm cho hợp lý nhất. Chú ý khi lựa chọn địa điểm bạn cần quan tâm tới một số vấn đề như : địa điểm nổi tiếng nhiều người biết đến, dễ tìm, có giao thông thuận tiện.

3. Lên kế hoạch tổ chức

Để lên được kế hoạch kịch bản của buổi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết và thành công nhất, bạn nên xác định rõ nội dung tổng thể, ý nghĩa muốn truyền tải trong buổi lễ là gì như:

• Đối tượng hướng tới là những ai? Tổ chức với quy mô như nào?
• Hình thức tổ chức hội nghị khách hàng như nào: độc đáo, ấn tượng, hay theo hình thức đơn giản…
• Ý nghĩa muốn truyền tải?
• Kinh phí tổ chức như nào?
• Bố trí nhân sự như nào cho hợp lý?
• …..

Sau khi nắm bắt được những yêu cầu trên, bạn hãy lên một kế hoạch tổng thể cho toàn bộ chương trình, và một bản kế hoạch chi tiết cho từng công việc một

4. Phân công và điều phối công việc

Để tránh những trường hợp xấu có thể xảy ra, bạn nên lập kế hoạch, chia nhân viên ra thành từng nhóm, mỗi nhóm phụ trách một mảng riêng, trong nhóm lại chia ra mỗi thành viên phụ trách một công việc nhất định. Khi hoàn thành công việc gì thì bạn nên ghi lại để thuận lợi khi kiểm tra, cũng như tránh sai sót.

5. Công tác chuẩn bị trước khi buổi tổ chức hội nghị diễn ra

Về không gian tổ chức tri ân khách hàng

Với việc setup và trang trí không gian tổ chức tri ân khách hàng, bạn cần chú ý một số vấn đề như sau:

• Vị trí cửa ra vào như nào cho hợp lý?
• Khẩu hiệu, banner, logo, backdrop trang trí như nào?
• Nên có những biển hướng dẫn nếu quy mô buổi lễ lớn
• Kiểm tra và setup các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu

Về các hạng mục:

• Tài liệu
• Danh sách khách tham dự để checkin
• Quà tặng cho khách mời
• Máy ảnh, máy quay phim và các thiết bị dự trù cần thiết
• Nhân sự triển khai: lễ tân đón khách, MC chương trình, nhóm múa, ca sỹ biểu diễn..

6. Kết thúc chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Sau khi kết thúc chương trình tặng hoa và quà cho khách mời.

Để làm nên buổi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công thì doanh nghiệp cần phải đầu tư rất nhiều về công sức, thời gian. Để giúp bạn tiết kiệm hơn thì bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của một đơn vị tổ chức chương trình hội nghị khách hàng trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín, hãy liên hệ với GFs Event – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức event chuyên nghiệp. GFs Event với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, trẻ trung,năng động và đầy sáng tạo cam kết sẽ mang lại cho quý khách hàng một buổi tổ chức tri ân khách hàng ấn tượng,đặc sắc và thành công nhất.

Đến với công ty GFs Event để có được một buổi tổ chức tri ân khách hàng thành công, hiệu quả, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí.

CÔNG TY GFs Event

Địa chỉ: 67/17B đường số 3, phường 9, Gò Vấp, Tp.HCM.

Hotline 0908 025 038 – 0906 02 35 37 (Ms. Thắm)

Email: thamphan@gfsevent.com

Website: gfsevent.com