English
Nội dung
Bạn có tố chất của một “event planner”?
Hồi trước khi đi sự kiện mình không có ấn tượng với khách mời, diễn giả bằng mấy người sau cánh gà, mình bị cuốn hút bởi mấy con người đó, mặc áo đeo thẻ BTC, chạy đi chạy lại trên tay với bộ đàm, bận rộn tất tưởi mà vẫn rất chuyên nghiệp.
Mình đã mong là một phần của các sự kiện đó, được làm như họ vậy, và rồi mình cũng có cơ hội để trải nghiệm cái công việc thú vị này. Có cơ duyên với các hoạt động liên quan tới sự kiện từ hồi năm 3 đại học, mình đã thực hiện kha khá event, đủ các thể loại từ văn hóa, cộng đồng, tới business và các quy mô từ workshop nhỏ khoảng chục người tới sự kiện cả mấy nghìn người.
Hồi đầu cũng chẳng rõ cụm từ event planner nó tồn tại và là tên gọi của 1 nghề, mà chỉ biết nó nằm trong 1 phần công việc mà mình phải thực hiện và phải thực hiện cho tốt và tới bây giờ mình cũng chẳng phải là dân chuyên về event gì cả. Hồi đầu thông tin trên mạng chia sẻ kinh nghiệm chẳng có là bao nên cứ làm rồi mắc lỗi, rồi sửa, rồi thành quen. Riết rồi cũng rút ra được kha khá kinh nghiệm bỏ túi, nên hôm nay mạn phép chia sẻ với mọi người những điều xung quanh một event planner, họ cần làm gì và làm như thế nào mới được gọi là tốt.
Đây chỉ là những kinh nghiệm rút ra từ góc độ cá nhân mình, không mang tính đúng sai nên anh chị đọc thôi, lượm được cái gì thì lượm chứ đừng ném đá em bé, tội nghiệp.
Thế nào là một event planner giỏi?
Theo mình, nếu xác định làm ngành này, bạn cần nhìn thấy một trong những tố chất “cần phải có” sau đây thì hãy làm còn không thì nên chuyển sang nghề khác. Có thể không cần phải sở hữu bẩm sinh, nhưng ít nhất bạn phải xác định được và luyện tập thật nhiều để có những tố chất này:
Có đầu óc tổ chức:
Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng vì nếu bạn không có cái nhìn tổng quan, nhìn xa trông rộng, lường trước rủi ro và bao quát mọi vấn đề thì sẽ rất khó để làm nên một event thành công. Bạn phải như một CEO vậy, cần plan chung để quản lý con người, cơ sở vật chất, chi phí tổ chức, doanh thu…nhưng cũng đồng thời phải nắm chi tiết từng vấn đề nhỏ trong từng mảng để đảm bảo mọi thứ vận hành một cách trơn tru. Phải nói mình là một đứa bẩm sinh kém cái khoản này, tự chạy 1 việc thì được chứ lúc nào ôm đồm lo 1 đống thứ là y như rằng rối tung hỏa mù. Nói thật đây là yếu tố mình nghĩ khó khăn và thách thức nhất với một người làm planner, là một good planner bạn phải là thằng vừa có tầm nhìn lại vừa là người nhạy bén và tiểu tiết.
Linh động:
Chứ không phải là tăng động nha. Đây là cái điểm mà tui thấy tui có tố chất nhất này.. kiểu chiều nào cũng có khả năng xoay được. Cuộc đời event nó thú vị lắm, nhiều bất ngờ lắm nhá! Plan chi tiết từ đầu sẽ giúp bạn rất nhiều nhưng chúng ta không thể nào lường trước được tất cả mọi vấn đề, sẽ “luôn luôn” có điều không mong muốn xảy ra, mọi thứ sẽ đi chệch kế hoạch. Tình huống thì muôn vàn, lúc thì diễn giả, người dẫn chương trình bị tai nạn không thể tham gia hoặc bị trễ cho chuyến bay delay, nhà tài trợ hủy kèo phút cuối, in ấn sai thông tin, hệ thống kỹ thuật lăn ra “chết” đúng lúc cao điểm, hay đơn giản vì “trời không chiều lòng người” mưa, nắng thất thường… Đấy, còn có nhiều lý do nghe ra thì ngớ ngẩn vô cùng nhưng nếu bạn không linh động xử lý nhanh thì sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng event. Một người event planner giỏi là giải quyết nhanh gọn lẹ các vấn đề phát sinh mà những người tham gia không hề hay biết chuyện gì đã xảy ra. Cách tốt nhất để bạn linh động hơn chính là “va chạm” nhiều hơn, không ai dạy bạn được việc bạn phản ứng như thế nào trong tình huống đó một cách đúng và nhanh nhất bằng phản xạ và kinh nghiệm của chính bản thân bạn cả. Cứ kinh qua vài event liên tục là bạn hoàn toàn có thể nắm được các tình huống có thể xảy ra. Còn nếu bạn mới bắt đầu? Hãy nghĩ ra những tình huống xấu nhất mà bạn có thể nghĩ ra để cả những thứ hoang đường nhất để lên phương án.
Sáng tạo:
“Em phải lên kịch bản làm sao để sự kiện này phải độc, phải có sức thu hút nhất” – From Big Boss
Đã chuyên event thì một năm vài chục cái sự kiện lớn bé là chuyện bình thường, nhưng để làm được theo kiểu “unique” nhất thì đúng là một áp lực kinh khủng với event planner. VD: Cái ngành mà tui đang làm liên quan tới online: digital marketing và ecommerce, cộng đồng toàn là những người làm sáng tạo, viral… thì lại càng khó. Bạn phải luôn để đầu óc bay bổng để “think outside the box”, đừng để ý tưởng của những hội bên cạnh làm ảnh hưởng tới event của mình
Làm được nhiều việc cùng một lúc:
Công việc của một event planner giống như kiểu một diễn viên xiếc tung hứng trên sân khấu vậy, bạn thường xuyên phải hoàn thiện các task một cách đột ngột nhưng vẫn phải đảm bảo đúng deadline. Bạn không thể chăm chăm tập trung vào plan mình đã lên trước đó và chạy dần dần theo nó được, vì như mình đã nói rất nhiều ở trên, sẽ luôn luôn có những yếu tố bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện. Kể cả sự kiện có sự tham gia của rất nhiều đầu mối, công việc không theo đó mà giảm đi mà sẽ nhân lên cùng một thời gian, bạn phải kiểm soát mọi việc và đảm bảo rằng tất cả chúng phải cùng được hoàn thành một lúc, dù là khâu lên kế hoạch hay trong quá trình thực hiện. Sẽ có những thời điểm mọi người đều “réo” tên của bạn và nếu không có kỹ năng giải quyết đa công việc, bạn sẽ rối như một mớ bòng bòng vậy. Lời khuyên: “Buông bỏ đúng lúc” – Đừng ôm đồm, cố gắng giao việc tối đa, khoán luôn KPI cho người thực thi. Check thường xuyên các đầu mục công việc và điểu chỉnh, ưu tiên các đầu mục quan trọng trước.
Bạn phải thật sự là một người “3 đầu sáu tay” để giải quyết các công việc của một event
Quản lý tài chính:
“Budget nhỏ nhất, sự kiện hoành tráng nhất” – Làm event có 2 loại, 1 tổ chức event cho các hoạt động quảng bá của chính công ty mình, 2 là agency chuyên chạy event cho các bên khác. Và dù có là loại nào thì bạn cũng phải “cân” tài chính sao cho phù hợp để xong event thì bạn vẫn phải có “lời”. Event cho công ty thì lợi nhuận nó không nằm ở việc mang lại bao nhiêu tiền bán vé, hay được tài trợ bao nhiêu mà nằm ở những giá trị truyền thông, sự hài lòng của khách hàng và số lượng leads tiềm năng mang về từ sự kiện. Còn agency thì tất nhiên là mang về khoản lợi nhuận từ dịch vụ của mình rồi. Một event planner giỏi là có thể làm được tất cả thể loại event với mức budget khác nhau. Cần tận dụng tất cả nguồn lực trong ngành khác nhau cũng như khả năng nhận ra các yếu tố khác nhau sẽ tốn kém như thế nào, tính toán cơ bản thu chi sự kiện và lập ngân sách cho sự kiện.
Biết thương lượng:
Đồng thời, bạn cần phải biết “thương lượng”, thương lượng về điều khoản hợp tác, thương lượng với các bên tài trợ với bên cung cấp dịch vụ, khách hàng của mình để làm sao có thể hài hòa được lợi ích của tất cả các bên. Cái này ngoài việc biết mình biết ta, trải nghiệm và tìm hiểu thì nó còn là chút may mắn với cái mình gọi là “duyên” nữa.
Bất cứ một bên nào cũng cân đo đong đếm cho quyền lợi của mình
Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Một kỹ năng mình nghĩ là rất cần thiết đối với event planner chính là Chăm sóc khách hàng, nghe thì có vẻ không liên quan lắm nhưng thực sự rất quan trọng. Nếu bạn là agency thì việc bạn phải chăm sóc khách hàng của bạn là điều dễ hiểu rồi, nếu bạn không có những kỹ năng cơ bản trong việc CSKH thì sẽ không đi được xa, khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn, họ luôn phát sinh rất nhiều yêu cầu, luôn nóng lòng xem mọi việc đang diễn biến như thế nào vì thế việc liên hệ thường xuyên, kể cả đêm hay ngày là điều dễ hiểu, thế nên đừng có mà tắt điện thoại khi bị dí nhé.
Còn nếu bạn chạy một sự kiện bán vé, thì việc xử lý các tình huống xảy ra cũng đòi hỏi kỹ năng mềm về customer care của người “đứng mũi chịu sào”. Trong suốt quá trình làm event, cả trước và sau, bạn sẽ gặp 1 lố tình huống dở khóc dở cười mà bạn cần phải khéo léo đứng ra xử lý. Nếu sự kiện của bạn làm rất tốt mọi khâu, nhưng chỉ một vài KH không cảm thấy hài lòng và đặc biệt phàn nàn mà không được giải quyết hợp lý thì rất có thể khiến cho sự kiện của bạn cũng trở nên không trọn vẹn, thậm chí gây hiệu ứng không tốt cho thương hiệu của mình.
Kết
Dù đã trải qua khá nhiều sự kiện và có công thức chung nhưng mình vẫn thấy bị quá tải và rối ở những giai đoạn cao điểm. Mà cũng chẳng sao, mình vẫn làm, trải qua được thấy nhẹ nhõm, cuộc sống đôi khi có những lúc đau tim như vậy thì mới thú vị mà.
Chúc các bạn đang bị stress vì event và những bạn đang có ý định bước chân làm mảng này tinh thần “chân cứng đá mềm” xử lý mọi việc một cách êm thấm, nhẹ nhàng nhất. Để trở thành một good event planner chẳng còn cách nào khác, hãy tự học và tự phát triển, đồng thời thường xuyên ngồi review và đánh giá tiến trình và quy trình mà bạn đã thực hiện. Sai thì sửa, mà sửa không được thì đập đi làm lại!
Chúc các bạn thành công nhé.
Bởi: Nga Lê @ Underground Agency Network .
Địa chỉ: 67/17B Đường số 3, Phường. 9, Gò Vấp, HCM
Tel: 0908 025 038 – 0906 02 35 37
Email: thamphan@gfsevent.com
