5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện

Lập kế hoạch cho một sự kiện, đặc biệt là những sự kiện lớn và dài ngày, có thể rất khó khăn. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất?

Trong tổ chức sự kiện, mọi vấn đề có giải pháp riêng của nó, sau một sự kiện bạn có thể rút ra bài học để áp dụng cho các sự kiện tiếp theo. Đây là năm bí quyết để tránh rắc rối khi chuẩn bị cho một sự kiện.

Không bị rối trong những chi tiết nhỏ nhặt

Đi quá sâu vào chi tiết hoàn toàn có thể làm bạn bị chệch hướng công việc. Các sự kiện càng lớn, càng dễ làm bạn cảm thấy quá tải với các chi tiết nhỏ nhặt, đừng lãng phí thời gian quý báu của mình, bạn nên đầu tư nó vào các vấn đề trọng tâm và mang tính chất tổng thể.

Ví dụ, trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của mình, bạn chỉ cần tập trung vào chủ đề và màu sắc chủ đạo, đừng quan tâm đến cách trang trí cụ thể. Phác thảo sơ qua các menu, chúng cần đáp ứng những điều kiện cơ bản gì thay vì tìm kiếm, lựa chọn từng món ăn. Dự trù một ngân sách chung với từng khoản mục lớn mà không cần tính toán chi li chi phí cho từng vật dụng. Lên một danh sách các sự kiện quan trọng để theo dõi tiến trình tổ chức (đã ký hợp đồng với những nhà cung cấp nào, giấy mời đã được gửi đi chưa,địa điểm đã được thuê chưa vv.).

Đừng lên kế hoạch thời gian cho mỗi một hoạt động nhỏ, nếu không bạn sẽ tiêu tốn hết thời gian của mình mà không chắc là mọi việc sẽ được hoàn thành. Hãy nhớ rằng bạn không thể hoạt động hiệu quả nếu bị căng thẳng nghiêm trọng , hãy giữ cho mình luôn ở trong trạng thái sáng suốt và tràn đầy năng lượng. Bạn đang chịu trách nhiệm để sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công, đưa ra các quyết định quan trọng chứ không phải là đi lo nên in tấm băng-rôn với chữ hoa hay chữ thường. Những công việc đó sẽ giao cho người khác, mỗi người có một mảng công việc riêng của mình để chịu trách nhiệm về nó. Bạn cũng nên xem xét sự cần thiết để có một người giúp bạn quản lý lịch trình công việc, một tình nguyện viên hay một nhân viên tạm thời, việc này sẽ bảo đảm bạn không bỏ sót sự kiện quan trọng nào.

Chú tâm đến F&B – Làm hài lòng khách mời

Sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi bạn chọn người cung cấp, hãy chắc chắn bạn có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể,món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả. Nếu người cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, bạn không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.

Hãy nhớ rằng khách mời không biết bên cung cấp dịch vụ cho bạn là ai. Nếu thực đơn không ngon, trình bày không được hấp dẫn, khu phục vụ đồ uống không hoạt động tốt, điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu về bạn, không phải là nhà cung cấp. Hãy chắc chắn người cung cấp của bạn có trách nhiệm và bạn đã kiểm tra kĩ các dịch vụ cam kết trước khi ký hợp đồng. Uy tín của bạn phụ thuộc vào nó.

Có hợp đồng rõ ràng trong mọi việc

Hầu hết mọi khâu của công tác tổ chức sự kiện phải được ghi trong hợp đồng. Không có vấn đề gì có thể bỏ qua, dù là khăn trải bàn hay khăn ăn, giải trí, dịch vụ vệ sinh, cơ sở vật chất, chỗ ngồi, hãy chắc chắn rằng bạn có một văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp của bạn, xác định rõ ràng những gì bạn đang phải trả tiền để có được, những gì bạn mong đợi từ họ, và thời gian chính xác họ sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho bạn. Các văn bản cam kết này sẽ cho bạn một cơ sở rõ ràng để từ đó đánh giá chất lượng hoạt động của họ sau này.

Giải quyết mọi việc chỉ với một cái bắt tay thân thiện rồi sẽ đem đến cho bạn sự thất vọng và các chi phí phát sinh. Nếu không có một thỏa thuận bằng văn bản, nhà cung cấp dịch vụ của bạn có thể tăng số lượng không cần thiết hoặc thay đổi giá cả vào phút chót. Nếu điều tồi tệ nhất xảy ra,như có sự tranh cãi, vỡ sự kiện vì khâu nào đó thì hợp đồng sẽ là cơ sở để giải quyết nếu có kiện cáo về các khoản phải thanh toán.

Tiết kiệm ngân sách

Hãy chắc chắn rằng bạn có một ngân sách rõ ràng cho sự kiện của mình. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, họ sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, họ sẽ hài lòng nếu bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức. Bạn nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà bạn có thể chi tiêu.Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt. Bạn có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng bạn có thể lựa chọn những menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Tất cả điều này sẽ đem lại cho bạn số tiền lớn nhất mà bạn có thể thu được.

Đừng vội nghỉ ngơi

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn nên đặt hàng trước các dich vụ với nhà cung cấp tại thời điểm sớm nhất có thể. Điều này giúp giảm bớt mức độ căng thẳng của công việc vào giai đoạn cuối. Nó cũng đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ bạn có là tốt nhất với một chi phí hợp lý. Nhưng đôi khi, việc thấy mọi thứ đang diễn ra rất tốt trước sự kiện, lại là sự cám dỗ để ngồi lại và nghỉ ngơi một chút. Phải cẩn thận, ngay thời điểm bạn nghĩ rằng rất an toàn để nghỉ ngơi thì mọi việc có thể đổ vỡ.

Hãy bảo đảm kế hoạch diễn ra đúng tiến độ bằng cách kiểm tra công việc của mọi người trong ekip của bạn, hỏi về những khó khăn và cung cấp hướng giải quyết cho họ. Đừng để những rắc rối chờ đến ngày mai mới giải quyết, nó có thể trở thành vấn đề lớn hơn, đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc hơn để sữa chữa so với thời điểm hiện tại. Hãy dự trù trước những rắc rối có thể xảy ra, nếu không, bạn sẽ ở trong tình trạng khủng hoảng với nguồn lực hạn chế và chỉ có một vài sự lựa chọn khi gặp khó khăn. Hãy để nó đến như một phần trong kế hoạch của bạn chứ không phải là sự kiện bất khả kháng.

Thời gian để giảm nhịp độ công việc và thư giãn thường là ngày diễn ra sự kiện. Bạn đã thực hiện công việc của mình, và mọi việc đang diễn ra suôn sẻ theo đúng trình tự của nó. Bạn có thể thư giãn và tận hưởng sự kiện này bởi vì bạn đã bỏ công sức rất nhiều trong việc chuẩn bị trước đó.

Trên đây là một số bí quyết bạn cần nắm để chuẩn bị trước một sự kiện và giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hãy tham khảo và áp dụng cho việc lên kế hoạch của bạn nhé!

Địa chỉ: 67/17B Đường số 3, Phường. 9, Gò Vấp, HCM
Tel: 0908 025 038 – 0906 02 35 37
Email: thamphan@gfsevent.com