English
Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả
Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này GFs Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả
Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện thường niên không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của một công ty. Không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì quan hệ với các nhà đầu tư, các khách hàng mà hội nghị còn giúp thu hút và liên kết với nhiều khách hàng tiềm năng mới, đặc biệt là sự giao lưu với các cơ quan truyền thông, báo chí. Hơn nữa sự kiện này còn giúp nâng cao tính cạnh tranh cho công ty bằng cách quảng bá rộng rãi thương hiệu, hình ảnh sản phẩm ra với cộng đồng. Tuy nhiên để thu về được những lợi ích to lớn phía trên lại không phải là vấn đề dễ dàng và mấu chốt là nằm ở khâu tổ chức. Chính vì thế trong bài viết hôm nay GFs Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả.
1.Xác định thời gian tổ chức
Bước đầu tiên trong cách thức tổ chức hội nghị khách hàng là cần xác định rõ ràng thời gian .Trong sự tấp bận của công việc và cuộc sống như hiện nay thì thời gian lí tưởng nhất để diễn ra hội nghị là dịp cuối tuần, và để có được sự tham gia đông đảo của khách mời thì khung giờ tốt nhất của sự kiện là từ 2-4 h chiều.
2.Xác định địa điểm tổ chức
Hiện nay các trung tâm tổ chức, hội thảo mọc lên rất nhiều nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng thật không khó tuy nhiên bạn nên lựa chọn các địa điểm có các tiêu chí sau:
-Có địa chỉ dễ tìm
-Có không gian phù hợp với số lượng khách mời.
-Có chỗ để và lấy xe thuận tiện.
Bạn nên lựa chọn những địa điểm dễ tìm, có chỗ để lấy xe thoải mái cũng như phù hợp với số lượng khách mời khi tổ chức hội nghị khách hàng
Bạn nên lựa chọn những địa điểm dễ tìm, có chỗ để lấy xe thoải mái cũng như phù hợp với số lượng khách mời khi tổ chức hội nghị khách hàng
3.Xây dựng kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình là yếu tố cực kì quan trọng, quyết định đến sự thành bại trong tổ chức sự kiện nói chung cũng như hội nghị tri ân khách hàng nói riêng. Quá trình lên kịch bản là lúc để doanh nghiệp bàn bạc và đưa ra các ý tưởng thú vị hấp dẫn cũng như gửi gắm những mục tiêu mà hội nghị muốn đạt tới. Thực chất thì kịch bản giống như một bản demo giúp bạn kiểm soát, điều chính những hoạt động sẽ diễn ra.
Dưới đây GFs Event xin gợi ý cho bạn cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng:
-Phần lễ của hội nghị tri ân khách hàng
+Lễ tân đón tiếp và hướng dẫn các khách mời, khách hàng ổn định vị trí, chỗ ngồi
+Mở màn bằng một vài tiết mục văn nghệ, ca múa nhạc
+Mc ra sân khấu tuyên bố lí do, giới thiệu các khách mời, quý đại biểu tham gia bào hội nghị tri ân khách hàng
+ Mc giới thiệu và cho chiếu video nhìn lại quá trình hình thành , phát triển và trưởng thành của doanh nghiệp
+Mc giới thiệu đại diện của công ty lên để phát biểu và gửi lời cảm ơn tới khách hàng
+Ngay sau khi phát biểu thì một số thành viên đại diện cho công ty, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai tiệc bằng sâm panh.
+Kết thúc phần lễ là tất cả khách mời cùng dùng tiệc
-Phần hội của hội nghị tri ân khách hành và bao gồm các công việc cụ thể như sau:
+ Văn nghệ sôi động.
+Tổ chức các trò chơi, gameshow có liên quan đến sản phẩm, thương hiệu của công ty.
+Bốc thăm trúng thưởng.
+Trao quà và cùng chụp ảnh làm kỉ niệm với những khách hàng may mắn.
Một trong những khâu không thể thiếu trong cách tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng là trao quà và chụp ảnh với khách mời may mắn
Một trong những khâu không thể thiếu trong cách tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng là trao quà và chụp ảnh với khách mời may mắn
+ Tiễn khách mời ra về.
4.Điều phối và phân công công việc cụ thể
Bạn nên chia nhân sự của mình thành 3 bộ phận với những nhiệm vụ riêng, cụ thể như:
-Hậu cần: Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông.
-Lễ tân: Phụ trách tiếp đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng.
-Đối ngoại:Phụ trách giấy mời, thư mời đến tay khách hàng.
Bên cạnh đó bạn cũng cần thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc để đảm bảo tiến độ.
5.Gửi giấy mời
Khi gửi giấy mời cho khách hàng bạn cần chắc đã ghi địa chỉ, địa điểm, nội dung một cách rõ ràng, dễ hiểu. Một lưu ý nữa là bạn phải gửi trước khi sự kiện diễn ra khoảng 7 ngày để các khách mời có thời gian sắp xếp công việc.
6.Trang trí và sắp xếp không gian trước khi sự kiện diễn ra
Những công việc cần thực hiện trong giai đoạn này là:
– Bố trí vị trí cửa ra vào.
-Trang trí không gian tổ chức hội nghị
-Treo khẩu hiệu chào mừng.
-Bố trí sẵn các biển chỉ dẫn giúp khách mời để đi lại dễ dàng hơn
-Sắp xếp và trưng bày sản phẩm của công ty, doanh nghiệp.
-Treo slogan, khẩu hiệu, logo của công ty, doanh nghiệp lên sân khấu.
-Chuẩn bị cho khách mời như quà tặng cho khách, ghi hình giới thiệu sản phẩm.
Nếu còn bất kì thắc mắc, câu hỏi khác về cách tổ chức một hội nghị khách hàng, việc lên ý tưởng hay vấn đề nhân sự sự kiện, quý khách có thể liên hệ với GFs Event theo các số hotline để được tư vấn và hỗ trợ 24/24.
CÔNG TY GFs Event
Địa chỉ: 67/17B đường số 3, phường 9, Gò Vấp, Tp.HCM.
Hotline 0908 025 038 – 0906 02 35 37 (Ms. Thắm)
Email: thamphan@gfsevent.com
Website:gfsevent.com
