Tổ chức Year End Party -Tiệc cuối năm ấn tượng

Year End Party hiện là chủ đề đang nóng lên từng ngày khi thời gian trôi nhanh đến cuối năm. Có thể nói đây là một sự kiện mà nhân viên nào cũng mong chờ. Còn gì thú vị hơn khi được xả hơi, thể hiện bản thân sau một năm nhiều biến động.

Nhưng làm thế nào để tổ chức Year End Party cho thật ấn tượng? Hãy cùng theo dõi bài viết Year End Party – Cách tổ chức đêm tiệc cuối năm thành công của GFs Event để hiểu thêm về bữa tiệc này nhé!

I. Mẫu chương trình tổ chức Year End Party của một doanh nghiệp
Doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch tổ chức trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 – 3 tháng. Trong kế hoạch sẽ bao gồm các hạng mục như sau:

 

1. Lên ý tưởng tổ chức Year End Party
Khi lên ý tưởng tổ chức, mọi thành viên trong công ty sẽ cùng brainstorm lại với nhau và nghĩ ra một ý tưởng cho chương trình Year End Party.

Có rất nhiều ý tưởng tổ chức khác nhau như: tổ chức tiệc cuối năm kết hợp với du lịch ngắn hạn; tổ chức tiệc ngoài trời với không gian lãng mạn; tổ chức tiệc trong phòng hội nghị sang trọng…

Ý tưởng của doanh nghiệp là tổ chức tiệc cuối năm kết hợp với tiệc giáng sinh ngoài trời.

2. Xác định chủ đề year end party
Khi đã chọn ra được ý tưởng, thì bước tiếp theo sẽ là lên chủ đề phù hợp với ý tưởng đó. Chủ đề bao gồm màu sắc, bố cục chương trình.

Màu sắc chính của buổi lễ được xác định là màu đỏ, cùng tông màu đèn vàng. Để có thể tạo nên sự ấm cúng cho chương trình. Với slogan thân mật, gần gũi: “Ngày đông rộn ràng, nồng nàn đón xuân” cùng chủ đề “Merry Christmas and Happy New Year”.

 

Với số lượng khách đông thì bữa tiệc ngoài trời là lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp. 

3. Hoạch định số lượng khách tham dự
Số lượng nhân viên trong công ty khoảng 500 người. Có thể nhiều hơn vì mọi người có thể dẫn theo con cái của mình. Vì thể số lượng được xác định sau cùng là 500 – 600 người.

4. Lựa chọn thời điểm và địa điểm phù hợp để tổ chức

 

Vì là Year End Party kết hợp với tiệc giáng sinh; nên buổi lễ sẽ được tổ chức vào đêm giáng sinh 24/12. Buổi lễ diễn ra trong khoảng 90 – 120 phút, từ 19g – 21 giờ.

Có nhiều địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời như: Thao Dien Village, Villa Song Saigon, Capella Parkview… Nhưng những địa điểm trên chỉ phù hợp với số lượng khách từ 100 – 300 người. Vì số lượng nhân viên khá đông nên công ty đã lựa chọn một khu du lịch sinh thái để làm địa điểm tổ chức.

Một số khu du lịch sinh thái được đưa vào danh sách như: Khu du lịch Văn Thánh, khu du lịch Bình Quới 1,2, khu du lịch Tân Cảng…

Cuối cùng công ty đã lựa chọn khu du lịch Văn Thánh. Vì có sức chứa từ 500 – 800 người. Với không gian thoáng mát, ấm cúng, thân mật. Vị trí không quá xa thành phố, đường đi thuận lợi. Giá cả tương đối, có khu vực sân chơi dành cho trẻ nhỏ.

5. Lên thực đơn, món ăn cho bữa tiệc

 

Xen kẽ với các tiết mục văn nghệ chính là tiệc ăn uống. Để dễ dàng và phù hợp với khẩu vị của tất cả mọi người; công ty sẽ lên một bảng hỏi để khảo sát sở thích ăn uống của mọi người. Từ đó tổng kết lại và lựa chọn menu Year End Party đúng ý của tất cả mọi người.

6. Lựa chọn MC cho chương trình
MC là linh hồn của bất kỳ loại hình sự kiện nào. Chính vì thế khi lựa chọn MC, công ty phải cân nhắc lựa chọn người phù hợp giống như “chọn mặt gửi vàng”. Với các tiêu chí như: vui vẻ, hoạt bát, năng động, có ngoại hình dễ nhìn…

Nếu nhân viên trong công ty không đáp ứng được những yếu tố cần thiết của người làm MC. Thì công ty có thể xem xét đến việc thuê MC bên ngoài. MC gồm 2 người, 1 nam và 1 nữ; sẽ tạo được sự giao lưu hơn với khán giả.

7. Lên các tiết mục văn nghệ biểu diễn
Buổi lễ gồm nhiều tiết mục văn nghệ như sau:

Các tiết mục văn nghệ do nhân viên trong công ty: Mỗi bộ phận sẽ có từng tiết mục khác nhau. Có thể là ca hát, múa nhảy, diễn kịch… Lúc này, công ty sẽ lựa chọn ra 3 – 4 tiết mục xuất sắc nhất để trình diễn trên sân khấu.
Các tiết mục do công ty thuê biểu diễn: Gồm tiết mục xiếc của Liên đoàn xiếc Việt Nam, hài kịch từ các nhóm kịch trẻ như CMV, Chuồn chuồn giấy…
Ngoài ra còn có video giới thiệu quá trình hình thành công ty cho đến hiện tại; ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong năm vừa qua.
Tiết mục khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc, vượt trội trong năm vừa qua.
Tiết mục trò chơi giao lưu cho khách mời
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các tiết mục văn nghệ từ chính những thành viên trong công ty. 

8. Lên cấu trúc chương trình
Lên cấu trúc chương trình giống như việc phân loại các tiết mục cụ thể hơn. Ví dụ chi tiết như sau:

Ca múa nhạc: 4 tiết mục

1 tiết mục hát đơn ca của……….
1 tiết mục nhảy hiện đại của……….
1 tiết mục song ca của……….
1 tiết mục múa của……….
Trò chơi giao lưu: 2 trò chơi

Trò chơi tam sao thất bản
Trò chơi chuyền chanh bằng muỗng
Chương trình biểu diễn xiếc, kịch: 2 tiết mục

1 tiết mục xiếc của Liên đoàn xiếc Việt Nam
1 tiết mục kịch của nhóm Chuồn chuồn giấy
Video trình chiếu: 1 video ngắn giới thiệu sơ bộ về công ty, tập thể nhân viên

Tiết mục trao phần thưởng: 1 tiết mục

Cấu trúc chương trình tổng cộng có 10 tiết mục văn nghệ

9. Trình tự các tiết mục chương trình
Sau khi lên cấu trúc chương trình, việc sắp xếp các tiết mục theo thứ tự sẽ dễ dàng hơn. Ví dụ:

1. Tiết mục nhảy hiện đại làm nóng sân khấu (5 phút)2. Video trình chiếu (5 phút)

3. Ban đại biểu lên giới thiệu, phát biểu (15 phút)

4. Tiết mục hát đơn ca của………. (5 phút)

5. Tiết mục múa của…….. (5 phút)

6. Trò chơi giao lưu 1: Trò chuyền chanh bằng muỗng (15 phút)

7. Tiết mục kịch của nhóm kịch Chuồn chuồn giấy (15 phút)

8. Tiết mục song ca của……… (5 phút)

9. Trò chơi giao lưu 2: Trò tam sao thất bản (15 phút)

10.Trao phần thưởng (10 phút)

11. Tiết mục xiếc của Liên đoàn xiếc Việt Nam (15 phút)

10. Lên kịch bản, timeline cho chương trình
Kịch bản chương trình sẽ dựa trên cấu trúc và trình tự chương trình đã sắp xếp từ trước. Sẽ có các phần mục như: tên tiết mục, nội dung tiết mục (lời dẫn MC), người phụ trách (người thể hiện), thời lượng, ghi chú.

Trên đây là các bước tổ chức chi tiết chương trình Year End Party của một doanh nghiệp đã thực hiện. Với lộ trình tổ chức sự kiện trên, GFs Event hy vọng có thể mang đến cho quý khách một buổi Year End Party thật hoành tráng và ấn tượng. Nếu quý khách có những thắc mắc hoặc đang gặp khó khăn trong việc tổ chức Year End Party. Đừng ngại gọi ngay cho chúng tôi đễ được tư vấn các và hỗ trợ tận tình các dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp!